Использование текстового редактора ms word в научной деятельности. Использование текстового процессора (редактора) в профессиональной деятельности Как используют текстовый редактор в профессиональной деятельности

28.05.2020

текстовый редактор программа ономаст

Для создания, модификации (редактирования) и печати текстовых документов используются специальные прикладные программы, которые называются редакторами текстов.

Текстовые редакторы MultiEdit, MS DOS Editor, MS Word версий 5.0 и 5.5 работают под управлением MS DOS. Современные текстовые редакторы WordPad и MS Word версий 6.0 и выше предназначены для работы под управлением Windows. Они являются текстовыми процессорами, работают в графическом режиме и способны выполнять следующие традиционные операции над текстом:

1. Создание текста - ввод и модификация алфавитно-цифровой информации, перемещение по тексту, удаление и вставка символов и строк, поиск и замена фрагментов текста.

2. Форматирование символов - установка шрифтов, их размера, цвета, начертания и т.д., форматирование абзацев - выравнивание по ширине страницы и т.д.

3. Оформление страниц текста - автоматическая нумерация страниц, ввод сносок и колонтитулов.

4. Проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

5. Просмотр и печать документа.

Текстовый процессор MS Word является одним из основных элементов интегрированного пакета программ офисной технологии Microsoft Office.

MS Word получил в нашей стране широкое распространение и является своеобразным стандартом, используемым при подготовке документов, тезисов докладов, отчетов и других публикаций.

Современные текстовые процессоры позволяют составлять документы трех типов:

1) документы для распечатки на бумаге;

2) электронные документы;

3) Web-документы для использования в сети Интернет.

Использование текстового редактора MS Word в научной деятельности исследователя-ономаста

Информационные технологии в филологической деятельности -

совокупность методов, приемов и средств обработки текстовой информации. С помощью MS Word при написании научной работы выполняются следующие операции: создание текстового документа, редактирование и форматирование документа, сохранение созданного документа на внешнем носителе с возможностью вносить изменения, а также осуществление последующие исправления и дополнения. Эти операции находятся в меню текстового редактора. Можно определить наиболее важные для филология функции текстового редактора, которые способен выполнять редактор MS Word:

широкие возможности включения в документ специальных символов, рисунков, иллюстраций, графиков, диаграмм и т. д.;

проверка орфографии по встроенным словарям на разных языках;

проверка синтаксиса;

подбор синонимов;

автоматизацию часто выполняемых однотипных операций;

автоматическое создание оглавления;

Несмотря на то, что филология - та сфера деятельности, где грамотность речи имеет особое значение и где ей обучаются на протяжении нескольких лет, можно говорить о том, что даже совершенное знание правил русского языка не может застраховать образованного человека при работе с большим массивом информации и необходимости ввода большого количества символов от ошибки, совершенной по невнимательности, или банальной опечатки. В этом случае режим проверки правописания MS WORD незаменим.

Правда, нельзя сказать, что встроенные средства проверки правописания - это панацея от всех ошибок. Это не так. Программа способна пропустить допущенную ошибку, так и, наоборот, указать на ошибку, которой на самом деле нет. Окончательное решение принимает все-таки не программа, а человек. Программа лишь сигнализирует о возможной ошибке.

Программа предоставляет два режима проверки правописания:

атический (режим фоновой проверки);

Проверка в фоновом режиме действует непрерывно интерактивно. Индикатором потенциальной ошибки выступает подчеркивание. Орфографическая ошибка подчеркивается красной волнистой линией. Зеленой линией подчеркиваются фразы, сомнительные с точки зрения грамматики.

Некоторые пользователи сетуют на то, что подчеркивание в тексте потенциальных ошибок отвлекает их от работы - в таком случае фоновую проверку можно отключить. При написании рефератов, статей, отчетов, книг, требующих сосредоточенности, фоновую проверку рекомендуется отключать, заменив ее обстоятельной проверкой правописания после завершения работы с документов.

В исследовательской деятельности специалиста в области ономастики особо важную роль играет возможность построения изображающих структуру ономастического поля или пространства диаграмм и схем.

Простая целевая диаграмма помогает выразить иерархические отношения между разными разрядами имен собственных в структуре ономастического поля (Рисунок 1).

Использование круговой диаграммы зрительно отображает количественное соотношение разных разрядов имен собственных в пределах ономастического пространства (Рисунок 2).

Рисунок 1

Создание макросов, автоматическое формирование оглавления и удобная вставка ссылок и сносок в свою очередь являются важным средством повышения производительности труда исследователя, занимающегося написанием научной работы, и вместе с тем снижения трудоемкости выполняемой работы. В меру того, что любая работа изначально создается по определенным шаблонам и стандартам, утвержденным образовательными учреждениями, исследователь имеет возможность заранее задавать последовательность определенных операций, которые он неоднократно выполняет в период написания работы, и устанавливать соответствующие требованиям параметры оформления текста, тем самым экономя свое время.

Рисунок 2

В общем и целом, можно говорить о главенствующей роли текстового редактора MS Word среди других программ пакета MS Office в отражении результатов научно-исследовательской работы не только специалистов по ономастике, но и по другим дисциплинам гуманитарного профиля. MS Word дает возможность сделать работу менее трудоемкой и более эффективной, расставить акценты на наиболее важных элементах исследования, а также представить свое исследование в современном, доступном и в то же время эстетичном виде.

Рассмотрим что включает в себя Microsoft Office 2007. Microsoft Office 2007 включает в себя: Текстовый редактор Microsoft Word 2007 Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007 Систему управления базами данных Microsoft ccess 2007 Программу создания презентаций Microsoft Power Point 2007 Программу для работы с электронной почтой Microsoft Outlook 2007 Программу создания публикаций Microsoft Publisher 2007 и т. Рассмотрим применение основных программных продуктов Microsoft Office 2007.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT OFFICE

Microsoft Office включает в себя несколько программ различного назначения, поэтому его называют интегрированным пакетом программ, так как интегрированным пакетом называется программное обеспечение, объединяющее в себе различные программные компоненты прикладных программ общего назначения. Обычно интегрированные пакеты программ включают в себя текстовый редактор, редактор электронных таблиц, графический редактор, систему управления базами данных, несколько других программ и коммуникационный модуль.

Рассмотрим, что включает в себя Microsoft Office 2007.

Microsoft Office 2007 включает в себя:

Текстовый редактор Microsoft Word 2007
Редактор электронных таблиц Microsoft Excel 2007
Систему управления базами данных Microsoft Access 2007
Программу создания презентаций Microsoft Power Point 2007
Программу для работы с электронной почтой Microsoft Outlook 2007
Программу создания публикаций Microsoft Publisher 2007

и т.д.

Рассмотрим применение основных программных продуктов Microsoft Office 2007.

Текстовый редактор это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней и т.д.) или изменения уже существующих.

Помимо создания и редактирования текстовый редактор Microsoft Word 2007 имеет различные функции оформления текста, такие как: задание на странице полей для печати текста, оформление каждого абзаца определенным образом, выбор шрифтов для заголовков и основного текста, обрамление абзацев и страниц текста, задание колонтитулов и колонок текста, а также многое другое.

Профессиональным применением текстового редактора Microsoft Word 2007 является его использование для создания деловых документов: договоров, писем, отчетов, заявлений и т.д.; для подготовки печатной продукции: газетных и журнальных статей, книг и т.п.; а также для создания различного рода документации: инструкций, описаний со вставкой таблиц, изображений, диаграмм и т.д.

Редактор электронных таблиц это программа, которая используется для создания электронных таблиц или изменения уже существующих.

Областью применения табличных редакторов является выполнение расчетов. Если в работе часто используются различного рода таблицы, списки, бланки, при заполнении которых производятся вычисления по формулам, то, как правило, целесообразно использовать табличные редакторы. Одним из таких редакторов является Microsoft Excel 2007. При использовании этого редактора можно проанализировать полученные числовые данные, применяя удобные встроенные инструменты, а также представить результаты в графическом виде: диаграмм, гистограмм, графиков. В расчетах можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры и т.д.

База данных (БД) это совокупность хранимых в памяти ЭВМ и специальным образом организованных взаимосвязанных данных, единицей хранящейся в БД информации является таблица.

Система управления базами данных (СУБД) это комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных.

В зависимости от способа организации данных различают сетевые, иерархические и реляционные базы данных.

Широкий спектр применений программных средств накопления и хранения информации диктует необходимость разработки СУБД, отличающихся друг от друга функциональными возможностями и предназначенных для широкого круга пользователей: от новичка до системного программиста.

Современные базы данных можно разделить на три категории:

1. Программные продукты корпоративного направления Oracle и Microsoft SQL Server ;

СУБД, предназначенные для работы с информационными массивами в небольших компаниях, Microsoft Access и Borland Interbase ;
СУБД для Web , реализующих создание web -сайтов с небольшими базами данных, MySQL и опять-таки Borland Interbase .

СУБД корпоративного направления должны быть надежными, что обеспечивается резервным копированием; безопасными иметь защиту от несанкционированного доступа; работать с огромными объемами данных и обладать широкими функциональными возможностями.

Для небольших компаний программы работы с базами данных должны обладать не только надежностью и функциональностью, но и работать без выделенного сервера.

СУБД для Web присуща высокая скорость обработки данных, нетребовательность к ресурсам и удобное удаленное администрирование.

Сегодня наиболее популярными СУБД являются Oracle , Microsoft SQL Server , Borland Interbase , MySQL и Microsoft Access 2007.

Назначение Microsoft Access 2007 решение локальных офисных задач с ограниченным объемом данных и формирование отчетов по результатам работы, при этом отчеты могут быть представлены в стандартном для офисных приложений виде.

Большинство пользователей знают Microsoft Access как компонент Microsoft Office , предназначенный для работы с базами данных. Многие ли знают о его возможностях, достоинствах и недостатках?

А ведь Microsoft Access феноменальный программный продукт, реализованный по принципу «все в одном». Он одновременно является и средой разработки на двух языках программирования (Visual Basic и сильно усеченный диалект SQL ), и CASE -средством, а также мощным и наглядным средством создания отчетов по результатам работы.

Используя только Microsoft Access , можно производить полный цикл работ от проектирования до внедрения готовой программы. Только M icrosoft Access позволяет создавать программы, состоящие из одного файла, содержащего как текст программы, так и реляционную базу данных сложной структуры.

Программа позволяет формировать необходимые элементы как в электронном виде, так и в печатном. Кроме всего прочего, Microsoft Access легко интегрируется с другими решениями от Microsoft . Это позволяет использовать программу Microsoft Access как клиентскую часть информационного комплекса в связке с Microsoft SQL Server , выступающей в качестве серверной части.

К недостаткам программы можно отнести ограниченный объем обрабатываемых данных и медлительность, поскольку Microsoft Access является одной из самых медленных СУБД. Это накладывает ограничения на использование программы не рекомендуется применять Microsoft Access для базы, которая может разрастись свыше 100 Мбайт. Поэтому ее надо осторожно использовать в проектах, которые с высокой степенью вероятности будут расширяться в дальнейшем.

Компьютерная презентация это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде.

Некоторые преимущества компьютерной презентации:

мультимедийные эффекты. Слайд презентации это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;

транспортабельность. Дискета или оптический компакт-диск с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Интернете.

Программы создания презентации по принципам работы находятся где-то посередине между текстовыми редакторами и редакторами векторной графики.

Основными инструментами для подготовки и показа презентаций в мировой практике являются программы PowerPoint компании Microsoft , CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании SterDivision GMBH .

Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презентации это не число необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

В пакет офисных программ Microsoft Office фирмы Microsoft , наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций Microsoft PowerPoint , позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм>
1180.		Microsoft Office 365 и его особенности	1.33 MB
	Microsoft Office – самый популярный комплект приложений для настольных компьютеров, контролирующий свыше 90% рынка офисных пакетов. Пакет MS Office прошел путь от набора офисных приложений до более широкой интегрированной системы MS Office System
20180.		Параметры и объекты диаграмм в Microsoft Office Excel	1.01 MB
	Диаграммы позволяют: отобразить данные более наглядно облегчить их восприятие помочь при анализе и сравнении наблюдать за изменениями значений. А для анализа удобно использовать диаграммы с их специальными возможностями. Результатом работы табличного процессора является документ в виде таблицы или диаграммы.
5661.		Назначение программ, входящих в пакет Microsoft Office 2007	599.48 KB
	Microsoft Office является офисный пакет покрытия и среди приложений для настольных компьютеров, серверов и сервисов для Microsoft операционной системы Windows...
14787.		Планирование задач проекта в Microsoft Office Project 2007	447.8 KB
	Строка меню панели инструментов и строка состояния являются стандартными для всех Windowsприложений и приемы работы с ними такие же как и в Microsoft Office. Строка ввода предназначена для ввода и редактирования данных в ячейки таблиц наподобие строки формул в Excel.Панель представлений используется для переключения между представлениями рабочей области окна. Для ее отображения следует выбрать пункт меню ^ Вид Панель представлений.
7771.		Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011)	147.49 KB
	Ліверпуль Ударні Запис БД це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код.
8331.		Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н	26.36 KB
	В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений...
16590.		ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ СУЖДЕНИЕ В РОССИЙСКОЙ ОФИЦИАЛЬНОЙ СТАТИСТИКЕ	12.43 KB
	В условиях рыночной экономики профессиональное суждение это именно то что думает сам профессионал а не то что кто-то за него думает включая предписания нормативных документов. Это то что в бухгалтерском учете принято называть âtrue nd fir viewâ достоверный и добросовестный взгляд. Из этого утверждения следует что достоверное суждение - это мнение хозяйственника основанное на его убеждениях. Знакомство с материалами официальной статистики не позволяет с уверенностью считать что высказанные суждения являются...
17767.		ЖУРНАЛ «БИБЛИОТЕЧНОЕ ДЕЛО» КАК ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ИЗДАНИЕ	693.47 KB
	Особенности журнала Библиотечное дело как профессионального издания. Портрет журнала Библиотечное дело. Анализ деятельности журнала Библиотечное дело на современном этапе. Исследование рейтинга рубрик журнала Библиотечное дело.
5009.		Влияние типа темперамента на профессиональное самоопределение в юношеском возрасте	42.05 KB
	Сущностью профессионального самоопределения является нахождение личностных смыслов в выбираемой осваиваемой или уже выполняемой деятельности. Говоря о проблеме профессионального самоопределения стоит заметить что в некоторых видах деятельности от свойств темперамента может зависеть не только ход их выполнения но в определенной мере и результат. По отношению к этим видам деятельности можно говорить о более благоприятных и менее благоприятных динамических чертах психики. В тех областях труда в тех видах занятий где предъявляются...
1578.		MS Office-Publisher	2.58 MB
	Створення публікації на основі шаблону. Вставка і видалення сторінок публікації. Збереження публікації за допомогою пакувальника. Друк публікації.

Текстовые процессоры являются сложными и совершенными программами, которые решают все задачи обработки простого текста (набор, редактирование, хранение, вывод на печать и др.) и предоставляют расширенные возможности по внешнему оформлению набранного текста. Функциональные возможности программы MS Word позволяют выполнять, например, следующие непростые процедуры с текстом.

1. Сохранение текста в других форматах . По умолчании Word сохраняет файлы под именем «Документ» в формате.doc. При необходимости файл можно сохранить с изменением формата, например, на.txt или rtf, что расширяет число программ, открывающих сохраненный файл.

2. Многооконный режим . В многооконном режиме Word выделяет для каждого документа отдельную область памяти, а на экране – отдельное окно. Окна могут располагаться каскадом (друг за другом) или мозаикой. При этом можно переносить или копировать фрагменты текста из одних окон в другие.

3. Вставка объектов. Редактор Word позволяет создать или взять из другой программы и вставить в простой текст нетекстовый объект, например, таблицу, рисунок, диаграмму, клип, буквицу, гипертекстовую ссылку и др. Сочетание простого текста с вставленными объектами украшает документ и повышает информативное наполнение.

4. Автоматическое создание оглавлений и списка литературы. При работе с многостраничными документами, состоящими их нескольких разделов или частей, Word сохраняет в памяти заголовки разделов и формирует оглавление документа с обозначением номера страницы для каждого заголовка. При изменении текста созданное оглавление можно обновлять.Аналогично формируется список литературы, в котором перечисляются все источники, процитированные в документе.

5. Отправка файла по электронной почте. Созданный в редакторе Word файл можно отправить по электронной почте без выхода в почтовую программу, что значительно упрощает процесс работы с сетевыми документами.

6. Использование шаблонов. В редакторе имеется большой набор образцов документов – шаблонов. Наличие шаблонов значительно сокращает время подготовки документов и упрощает проблемы их стандартизации. К часто используемым относятся, например, шаблоны делового письма или резюме (краткие сведения о специалисте при поступлении на работу).

7. Электронные расчеты в таблицах. Текстовый редактор Word выполняет некоторые функции электронных таблиц, в частности, позволяет проводить по формулам расчеты табличных данных, например, сумму данных по столбцам.

Полный перечень функциональных возможностей текстового процессора значительно шире приведенного списка. Возможности каждого процессора закладываются в меню, которое состоит из совокупности командных вкладок и кнопок исполнения команд. Знание меню и порядка работы с кнопками исполнения команд характеризует умение пользователя и степень его подготовки к работе с текстовым процессором.

Назначение текстового процессора MS Word

Для того чтобы работать с текстами на персональном компьютере или ноутбуке обычно используют специальные программные средства, которые принято называть текстовыми редакторами. Стоит отметить, что на сегодняшний день существует довольно большое разнообразие подобных программ, которые различаются своими возможностями и функциями, но наиболее популярным (по числу использования пользователями) остается MS Word 2010.

Вообще, основным назначением текстовых редакторов является создание текстовых файлов, редактирование уже готовых (или недоделанных) текстов с возможностью просматривать их на экране, изменять их формат, а также распечатывать на принтере. Кстати, следует уточнить, что Блокнот и другие аналогичные редакторы предназначены только для обработки несложных текстовых файлов, но никак не для работы с большим текстом.

Самым большим по своим возможностями до сих пор считается MS Word - текстовый редактор от компании Microsoft. В нем так же, как и во многих его аналогах можно:

Форматировать символы, абзацы;

Оформлять страницы;

- "строить" указатели и оглавления;

Включать в тесты графические объекты: фотографии, диаграммы, рисунки;

Создавать таблицы, проверять правописание и т. д.

В современном мире существует уже много версий MS Word, наиболее популярными среди них считаются версии 2003, 2007, 2010 и 2013 года выпуска. Современный текстовый процессор Microsoft Word предназначен для просмотра, создания, печати и модификации текстовых документов. Он предусматривает выполнение многих операций, как над текстовой, так и над графической или табличной информацией. Благодаря MS Word стало возможно быстро, а также с высоким качеством подготовить любой документ, причем от сложного до простого.

1. Word 2010 дает возможность осуществлять все традиционные операции над текстом (без исключений), которые предусмотрены в компьютерной современной технологии. С его помощью можно:

Модифицировать набор неформатированной цифровой и алфавитной информации;

Форматировать символы, применяя множество шрифтов разных размеров и начертаний;

Форматировать страницы (сюда также входят сноски, колонтитулы);

Форматировать документ в целом (составлять оглавление, причем автоматическое, а также разные указатели);

Подбирать синонимы, проверять правописание, использовать автоматический перенос слов.

2. В этой программе реализованы возможности новых технологий связывания, внедрения объектов, благодаря которым можно в документ включать таблицы, текстовые фрагменты и иллюстрации.

3. Это одна из первых общедоступных программ, с помощью которой можно выполнять операции верстки, которые порой необходимы издательским профессиональным системам, а также с ее помощью можно подготавливать полноценные оригинал-макеты для их последующего тиражирования в типографии.

4. Данная программа является уникальной коллекцией технологических оригинальных решений, благодаря которым нудная и кропотливая работа по отделке и редактированию текста превращается в увлекательное, а порой и успокаивающее занятие. В число таких решений входит система готовых стилей оформления и решений, изящные приемы по модификации и созданию таблиц, функции автозамены и автотекста, а также копирование формата, макроязык, пользовательские панели инструментов и многое другое.

Многие привыкли к простоте MS Word 2003, другим же нравится оригинальный интерфейс версий 2007 или 2010 года выпуска. В основном же это дело привычки. Самое главное, что в современном мире это самый удобный, интуитивно-понятный и полезный инструмент для работы с текстовыми файлами.

РОССИЙСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

МОСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Выполнила: /Федина Ю.Н./

Группа 061302

МОСКВА 2010

Введение ………………………………………………………………………….3

1 КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ПОДГОТОВКИ

ТЕКСТОВЫХДОКУМЕНТОВ………………………………………………..5

1.1 Текстовые редакторы…………………………………………………..5

1.2 Текстовые процессоры………………………………………………….7

1.3 Настольные издательские системы…………………………………...12

2 ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD…………..…………..…19

2.1 Пример программы подготовки текстовых документов……….........19

2.2 Редактирование и форматирование текста…………………………..22

2.3 Минимальный набор типовых операций при подготовке текста…..24

2.4 Операции, производимые над абзацами……………………………...25

2.5 Операции, производимые над фрагментами текста…………………26

2.6 Дополнительные операции над текстом……………………………..26

Заключение……………………………………………………………………...29

Список использованной литературы………………………………………….32

ВВЕДЕНИЕ

Трудно представить себе область нашей повседневной жизни, где бы ни было места для компьютеров и различной автоматизации с их использованием. Там где раньше использовалась пишущая машинка, калькулятор и другие средства автоматизации труда сейчас на смену им пришел компьютер.

Преимущества компьютерной подготовки текста по сравнению с ранее существовавшими неоспоримы. Это и возможность корректировки уже существующего текста, создание различных шаблонных документов, автоматизированное форматирование, всевозможные средства подгонки текста под стандартные форматы листов, визуальное представление будущего документа на мониторе компьютера и многое другое. Все эти возможности попадают в руки конечного пользователя через использование специализированных программ, называемых текстовыми редакторами или текстовыми процессорами.

Именно такого рода программам и будет уделено особое внимание в процессе разработки интересующей меня темы использования компьютера при подготовке текста, в чем и заключается актуальность данной темы.

Объектом исследования в данном реферате служат компьютерные технологии подготовки текстовых документов.

Предметом исследования является изучение процесса подготовки различных текстовых документов.

Цель исследования – подробно изучить классификацию текстовых процессоров и на примере одного из них разобрать технологии подготовки текстов.

Для достижения указанной цели в реферате потребовалась постановка и решение следующих задач:

Исследовать задачи и сущность компьютерных технологий подготовки текстовых документов;

Рассмотреть возможности различных текстовых редакторов и процессоров;

Изучить особенности процессов подготовки текстовых документов на примере Microsoft Word.

При написании работы была использована учебная, справочная литература, рассчитанная на студентов различных вузов с углубленным изучением информационных технологий, взяты сайты изучающие процессы подготовки текстовых документов: www.chyhareva.ru, www.computer-lectures.ru, www.soft-reg.ru, а также различные рефераты учащихся вузов: http://referatz.ru, www.na-otlichno.ru, http://www.5ka.ru, www.сайт.

Реферат о текстовых документах разделен на две главы. В первой главе рассматриваются различные классификации систем подготовки текстовых документов, которые помогут вам получить целостное представление о постановке задачи и механизмах создания текстового документа. Во второй главе на примере текстового процессора Microsoft Word излагаются принципы технологии подготовки, как структурных элементов текстового документа, так и документа в целом.

1 КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ ПОДГОТОВКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. При этом наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса можно считать область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и

редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

Текстовые редакторы,

Текстовые процессоры

Настольные издательские системы.

1.1 Текстовые редакторы

Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет

особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Все редакторы текста, различаясь способами управления и набором

сервисных возможностей, позволяют:

Набирать текст с отображением на экране дисплея, используя до 200 символов;

Исправлять ошибочные символы в режиме замены;

Вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки;

Удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

Раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;

Вставлять группы строк из других текстов;

Обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

Заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

Сохранять набранный текст для последующих корректировок;

Печатать текст на принтерах разных типов стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Разнообразные Турбо-системы представляют собой удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбо-систем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбо-систем основаны на командах популярной программы WordStar и в высшей степени стандартизированы.

1.2 Текстовые процессоры

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, среди которых можно выделить следующие:

Ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

Предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;

Автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

Ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

Объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

Автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:

Текстовые процессоры начального уровня,

Мощные профессиональные текстовые процессоры;

Специализированные текстовые процессоры.

К первой группе можно отнести продукты класса WordPad из штатной поставки Windows. Наиболее известны C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer и отечественная система «Байкал». Текстовые процессоры этой группы очень просты в использовании, работают быстрее, требуют небольшую оперативную память и стоят недорого. Однако в настоящее время эти программы крайне редко используются для подготовки и обработки текстовых документов, так как имеют небольшие возможности по обработке текстов. Прежде всего, в них обычно отсутствует двухстороннее выравнивание абзацев, как того требуют российские стандарты подготовки документов; нельзя расставлять переносы, что ухудшает внешний вид печатного документа.

Текстовый процессор MS Works занимает промежуточное положение между процессорами начального уровня и мощными профессиональными системами подготовки текстов. Программа имеет вполне стандартный для Windows-приложения интерфейс, редактируемую библиотеку стилей, настраиваемую панель инструментов. Процессор MS Works содержит большое количество файловых конвертеров, шаблонов, программ-мастеров; имеется система проверки русской орфографии и грамматики; возможность вставки сносок, колонтитулов, многоколоночной верстки, обтекания кадров, двухстороннего выравнивания абзацев; модуль автоматической расстановки переносов; собственный формат документов очень компактный. К недостаткам MS Works можно отнести: ориентированность на американские стандарты; невозможность применения многоколоночной верстки для определенной части документа; сложность настройки интерфейса (для того чтобы все средства оформления документа были в пределах видимости, надо настраивать инструментальную панель или редактировать стили). Поэтому текстовый процессор MS Works очень хорошо подходит для создания относительно небольших и несложных документов: записок, писем, рефератов, газетных и журнальных статей.

Ко второй группе можно отнести мощные профессиональные текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter и отечественный текстовый процессор Лексикон.

Самой популярной программой этой группы является Microsoft Word - приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов. MS Word - одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая позволяет быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой записки до оригинал-макета сложного издания. MS Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

Набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

Форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;

Форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

Форматирование документа в целом (автоматическое создание оглавления и разнообразных указателей);

Проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В программе собрана уникальная коллекция таких оригинальных решений как: система готовых шаблонов и стилей оформления; изящные приемы создания и модификации таблиц; функции автотекста и автокоррекции; форматная кисть; пользовательские панели инструментов; макроязык; оформление абзацев, таблиц, рисунков с помощью линий, рамок, узоров и других элементов графической природы.

Основной недостаток MS Word - низкая производительность при наборе чернового текста, так это слишком универсальная программа и высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений, химических формул.

Серьезными конкурентами программы MS Word являются StarWriter – компонент системы StarOffice и Лексикон, входящий в состав «Русского офиса» от фирмы «Арсеналъ». В текстовом процессоре StarWriter значительно лучше, чем в Word, реализована работа со стилями - их можно выбирать из «плавающей» панели стилей в правой части экрана, а внесение любых изменений в стиль становится делом пары секунд. Библиотека стилей, включенная в StarWriter, превосходит аналогичную в MS Word. Меню StarWriter практически не отличается от меню программы Microsoft Word, так что переходить от одного продукта к другому можно без малейшего труда.

Набор основных функций у обоих процессоров схож: автоматическая расстановка переносов, автозамена, проверка орфографии (хотя стилистические модуль и тезаурус у StarWriter отсутствуют). В полуавтоматическом режиме можно создавать различные указатели и оглавления, помечать важные элементы текста специальными закладками. Все эти функции у программы StarWriter, более доступны, так как в программе Microsoft Word некоторые из них находятся в меню третьего

или четвертого уровня. В списке поддерживаемых процессором форматов можно выделить следующие: .TXT, .RTF, .HTML и.DOC модификаций Word 97/2003. Пакет программ StarOffice находит применение в бюджетных и образовательных организациях, которые не всегда смогут позволить себе приобретать дорогостоящий Microsoft Office, а использовать «пиратские» копии просто не имеют права.

Самым популярным отечественным программным продуктом в классе процессоров является программа Лексикон – классический многооконный текстовый процессор. Новый вариант этого программного продукта Лексикон- XL, позволяет работать и с электронными таблицами, отчасти заменяя, таким образом, Microsoft Excel. По сравнению с программой MS Word программа Лексикон имеет меньше возможностей, которые, тем не менее, могут удовлетворить потребности домашнего пользователя и сотрудника малого офиса. Преимуществом программы является то, что в поставку Лексикона включен комплект оригинальных русскоязычных шрифтов от фирмы «Арсеналъ», имеются функции, добавленные для большей комфортности работы в российских условиях, например, возможность быстрой перекодировки фрагмента, ошибочно набранного латинскими буквами в нормальный русскоязычный вид.

В программе Microsoft Word эту функцию можно реализовать только с

помощью макросов. За счет настройки на российские стандарты делопроизводства Лексикон превосходит даже Microsoft Word, так как снабжен громадной библиотекой (более 100) готовых шаблонов документов, применяемых в отечественном делопроизводстве – договоров, отчетов, справок, актов и многих других, поэтому он хорош для работы в малом офисе.

Недостатком Лексикона является отсутствие функции автоматической проверки орфографии, пунктуации (только по команде пользователя) и автоматической замены сочетания букв на целое слово или словосочетание по выбору пользователя (Автозамена); возможности создания таблиц и работы с нестандартным форматом бумаги (отличным от А4). Имеются также недостатки интерфейса программы Лексикон , например, отсутствие (в обычном режиме) линеек, бегунков, устанавливающих границы абзаца, необходимость выполнения многих операций через пункты главного меню программы, а не через привычные кнопки панелей инструментов.

К третьей группе можно отнести специализированные продукты: всевозможные средства разработки Web, процессоры с функцией исправления текста после принудительных перекодировок, процессоры с возможностью ввода текста на восточных языках, специализированные программы для набора математических, физических и химических формул и др.

Для верстки текстов с большим количеством математических и химических формул может быть использована издательская система LaTex, созданная американским программистом Лесли Лэмпортом. Эта система работает на базе специализированного языка программирования ТеХ, который разработал американский математик Дональд Кнут. В настоящее время формат TeX является мировым стандартом подготовки научных публикаций, в которых интенсивно используются формулы. При этом знание самого языка TeX не требуется.

Наряду с системой LaTex распространены макропакеты PlainTeX и AMS-TeX. Макропакет PlainTeX используется на практике как средство для обмена текстами с формулами, а AMS-TeX – это издательская система, ориентированная на узкий круг приложений – верстку научных статей для математических журналов и книг.

Для создания документов с большим количеством математических, физических и химических формул может быть использована программа LyX. Данный продукт представляет собой визуальную среду для подготовки документов в формате LaTeX. Программа LyX имеет привычный интерфейс профессионального текстового процессора и позволяет создавать документы сложной структуры, насыщенные графикой. Поддерживается стилевая разметка текста, вставка сносок, колонтитулов, таблиц. Имеются генератор содержания и встроенная многоязычная поддержка. Интерфейс может быть на нескольких языках, в том числе и русском. Недостатком является сложность файлового обмена. Помимо собственного формата и TeX/LaTeX, можно читать и записывать только документы в форматах TXT и HTML. Windows-версия LyX сложна в установке и настройке и требует наличия громоздких компонентов, таких как компилятор TeX, среды эмуляции XWindows и многих других.

1.3 Настольные издательские системы

Системы этого класса предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программы НИС позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида, как отдельных страниц (полос), так и всего издания.

По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее. Однако пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров двумя важными характеристиками. Во-первых, они имеют более широкие возможности управления подготовкой текста, например сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т.д. Во-вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего уровня качества, а не просто изящными распечатками.

Настольные издательства профессионального уровня;

Издательские системы начального уровня.

Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой. К ним относятся QuarkXPress, FrameMaker, PageMaker. Однако освоение дорогих и сложных в эксплуатации «настольных типографий» обычно требует значительных временных затрат, поэтому вряд ли их целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно не рассчитаны на получение промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формировании поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Наиболее распространены в этой группе такие пакеты НИС, как Microsoft Publisher и Pageplus for Windows.

Процесс подготовки любого материала к публикации – печатной или электронной – можно разделить на несколько этапов:

Первый этап - подготовка текста - производится при помощи текстовых процессоров.

Второй этап - подготовка иллюстративного материала - осуществляется при помощи графических редакторов, таких, как Adobe Photoshop и CorelDraw.

Третий, завершающий этап - верстка - процесс превращения простого текста и иллюстраций в публикацию, полностью подготовленную для вывода на печать, например, в страницу (полосу) газеты или журнала, в брошюру или книгу, рекламный проспект или листовку.

Верстка – работа для настоящих профессионалов, которые не только знают весь перечень действий, необходимых для создания готовой публикации, но и обладают некоторым эстетическим вкусом. Ведь любая публикация должна быть не только технически безупречной, но и просто

красивой, приятной для глаза.

Как и любые профессиональные программы, программы верстки требуют от пользователя наличия специальных навыков, хорошего знания терминологии. Да и стоят они отнюдь не дешево. Однако исключение составляет программа Microsoft Publisher, включенная в состав Microsoft Office. Эта программа проста в обращении и стоит недорого.

Программа Microsoft Publisher выполнена в манере, противоположной традиционным программам верстки. Сразу после запуска программы пользователь сталкивается с программами-мастерами, которые сопровождают его в течение всего процесса изготовления публикации. Этот процесс в Microsoft Publisher полностью автоматизирован. Пользователю нужно просто задать программе исходный текст и картинки и выбрать необходимый тип публикации - все остальное Publisher постарается сделать сам. Задача пользователя состоит в том, чтобы время от времени разрешать программе-мастеру перейти к следующему шагу, выбирать цветовые схемы (их Publisher предлагает более 60 для каждого типа публикации) и варианты расположения элементов в каждом документе. Можно полностью автоматизировать процесс создания некоторых простых публикаций, так как при первом запуске программа попросит пользователя ввести данные о себе и о фирме, в которой он работает. В дальнейшем Publisher будет автоматически вставлять эти данные в соответствующие поля публикации, предоставляя возможность создавать те же визитные карточки с помощью нескольких щелчков мыши.

Программа Publisher поможет подготовить следующие такие типы публикаций, как бюллетени, приглашения, открытки, визитные карточки, календари, рекламные объявления, этикетки, наклейки, всевозможные программки и меню.

Publisher может одинаково легко выдавать как печатные, так и электронные публикации. Сходство его интерфейса с другими программами семейства Microsoft Office, наличие большого количества программ-мастеров, поддерживающих пошаговое создание документа, и большой архив готовых шаблонов позволяют быстро овладеть программой даже несведущему в искусстве верстки пользователю.

Adobe PageMaker, в отличие от предыдущей программы – продукт профессиональный, так как ведет себя достаточно пассивно, не предлагая пользователю готовых решений. Все на усмотрение самого верстальщика. Благодаря этому и публикации, сверстанные в PageMaker, получаются более индивидуальными, чем работы, выполненные в программе Publisher. PageMaker позволяет создавать многостраничные публикации большой площади и объема: книги, газеты, журналы с многоколоночной версткой и вставкой в текст графических изображений популярных форматов, а также таблиц. Кроме того, PageMaker снабжен встроенным табличным редактором и текстовым процессором, а также позволяет экспортировать тексты большинства популярных форматов. При верстке можно пользоваться созданными ранее шаблонами и стилями для каждого элемента текста. Помимо стандартных печатных публикаций, в программе PageMaker можно создавать и гипертекстовые документы сети Интернет, что позволяет использовать его в качестве профессионального редактора Web-страниц. Также имеется возможность создавать публикации в универсальном формате Adobe Acrobat, которые одинаково выглядят и читаются на любом компьютере, независимо от установленных в нем шрифтов и операционной системы, частенько используется профессиональными верстальщиками.

PageMaker совместим с другими продуктами фирмы Adobe – Illustrator и Photoshop, составляя с ними единый графическо-издательский офис. Благодаря этому, PageMaker поддерживает возможность работы с несколькими слоями текста и иллюстраций. Предложенная классификация систем подготовки текстов является во многом условной, так как некоторые функции систем различных классов перекрываются, постоянно появляются новые версии процессоров с более усовершенствованными и сложными процедурами обработки, что размывает границы между классами.

Редактор текстов (text editor) – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.).

Из множества имеющихся текстовых редакторов можно выделить следующие: Norton Editor; SideKick; Brief; многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit. К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем.

Текстовый процессор (word processor) - система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами - разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов.

Системы подготовки текстовых документов этого класса можно разделить на две подгруппы:

2 ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD

Среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.

2.1 Пример программы подготовки текстовых документов

Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьёзные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.

Microsoft Word – основа любого офиса и, пожалуй самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office.

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст, и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов.

Программа предлагает ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

Автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

Стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

Слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

Макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;

- “мастера” – для создания профессионально оформленных документов.

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы, диаграммы. В Word для Windows имеется также редактор формул, позволяющий вводить формулы различной сложности.

Word для Windows даёт возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроётся диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

Достаточно часто многим сотрудникам приходится создавать документы на основе стандартных унифицированных форм или форм, разработанных и утвержденных внутри организации, а также различные виды однотипных документов (серийные письма, справки и т.д.). При автоматизированном способе подготовки такого вида документов возможны два варианта:

Создать необходимую форму в виде документа (например, это будет файл с расширением.doc) и затем изменять в нём переменную часть текста;

Создать необходимый бланк в виде шаблона (файл с расширением.dot) и затем создавать новые документы на основе разработанного шаблона и заполнять поля, содержащие переменную часть текста. Шаблон - это некий трафарет с определёнными свойствами, которые включают совокупность стилей, шаблонных текстов, макросов, сочетаний клавиш, дополнительных пунктов меню и пользовательских панелей инструментов в отдельном файле с расширением.DOT.

Шаблоны используются:

1. Для стандартизации и унификации работы всех сотрудников организации со стандартными и однотипными видами документов. Все сотрудники создают документы на основе единых шаблонов (файлов с расширением.dot), при этом шаблоны должны быть подготовлены таким образом, чтобы шаблонный текст не мог редактироваться пользователями, а были доступны для ввода и корректировки только поля ввода, содержащие переменную информацию в бланке.

2. Для повышения эффективности подготовки серийных документов, которые предназначены для рассылки большому количеству адресатов. Такие документы создаются на основе шаблонов с использованием функции слияния. Путём слияния создаются тексты документов, содержащие фиксированную неизменяемую часть (трафарет) и переменные текстовые фрагменты (наполнение), т.е. слияние типового текста (трафарета) с заполняемой информацией.

Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office даёт возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объём возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Основное преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее.

В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.

2.2 Редактирование и форматирование текста

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Разбивку на строки и страницы Microsoft Word выполняет автоматически (это свойство - отличительная черта мощных текстовых процессоров). Таким образом, после введения с клавиатуры исходных установок (команд) форматирования, определяемых конкретным видом документа, текстовый процессор автоматически переформатирует документ.

Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:

Изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;

Устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;

Выравнивать текст - центрировать, прижимать к левой или правой границе

Равномерно распределять слова в строке;

Использовать разные шрифты и т. п.

При редактировании документа изменяется его содержимое, а, форматируя документ, изменяется его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев.

При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Гарнитура шрифта – это термин, которым определяется общая форма символов. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов, и отличается засечками на концах букв и комбинаций толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например, шрифт Times New Roman поставляемый с Windows.

Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:

Тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т.д.;

Размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т.д.;

Начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

Тип подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т.д.);

Цвет шрифта;

Эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т.д.);

В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт… Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления.

Форматирование часто применяется по отношению к абзацу. Вы заметили, что как только вводимый текст достигнет правой границы, текстовый процессор автоматически переведет его на следующую строку. Другими словами, если вводимое слово слишком длинно и не помещается на оставшейся строке, текстовый редактор автоматически начинает новую строку. Если вы закончили данный абзац и хотите, чтобы курсор переместился в начало следующего, нажмите клавишу ввода . Такое нажатие следует рассматривать как команду, по которой текущий абзац закрывается. В текстовом Процессоре WinWord при завершении абзаца клавишей новый абзац наследует стиль предыдущего.

Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода .

2.3 Минимальный набор типовых операций при подготовке текста

Минимальный набор типовых операций включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами. К операциям, производимым с документом, относятся:

Создание нового документа - присвоение документу уникального имени и набор всего текста документа на клавиатуре;

Сохранение документа - копирование документа из оперативной памяти во внешнюю;

Удаление документа - удаление созданного или загруженного документа с экрана;

Распечатка документа - создание твердой (бумажной) копии документа.

2.4 Операции, производимые над абзацами

Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров. Указанные операции включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов. Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).

Перенос при выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придает элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу ) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.

При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слоги и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.

2.5 Операции, производимые над фрагментами текста

Эти операции включают выделение фрагмента текста, его перемещение, копирование или удаление, которые были рассмотрены в предшествующем разделе главы. Кроме того, выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд других операций.

2.6 Дополнительные операции над текстом

Режим проверки правописания и синтаксиса выполняется специальными программами (Speller/Checker), которые могут быть автономными либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим используют для контроля одного слова, страницы или целого документа. Указанное слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователю предлагается следующий выбор:

Провести исправление;

Игнорировать ошибку;

Добавить данное слово во вспомогательный словарь.

Многие текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Но помните, что возможности программы зависят от полноты словаря. Поэтому постоянно пополняйте вспомогательный словарь, внося в него слова, отсутствующие в исходном словаре.

Использование макросов. Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.

С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена

Макрос создают двумя способами:

Автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;

Программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.

Макрос может храниться в самом файле документа. Он может также храниться в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.

Эффективным инструментом для разработки как шаблонов, так и обычных документов является так называемый автотекст (тезаурус). Автотекст создается на основе специального словаря (глоссария), включающего часто употребляющиеся слова, фразы и рисунки, которые по мере необходимости вставляют в документ. Любой из указанных элементов автотекста можно сохранить под определенным именем вместе со своим стилем.

Делая выводы из второй главы важно отметить что среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.

В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.

Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги из первой главы, можно выделить что среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, которые имеют относительно размытые границы: текстовые редакторы (форматеры), текстовые процессоры и настольные издательские системы.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга, и условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:

Текстовые процессоры начального уровня(WordPad, C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer , MS Works и отечественная система «Байкал»);

Мощные профессиональные текстовые процессоры(MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter отечественный текстовый процессор Лексикон);

Специализированные текстовые процессоры(LaTex, PlainTeX и AMS-TeX, LyX).

Системы подготовки текстовых документов этого класса можно разделить на две подгруппы:

Настольные издательства профессионального уровня(QuarkXPress, FrameMaker, PageMaker);

Издательские системы начального уровня(Microsoft Publisher и Pageplus for Windows).

Делая выводы из второй главы важно отметить, что среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Гончаров Р.В., Любимов М.Ф., Савельева Н.Г. Информатика. Компьютерные системы и сети. Учебное пособие.,644с.

2. Самоучитель, Microsoft Word “Help”.298c.

3. И. К. Корнеев, В. А. Машурцев., Информационные технологии в управлении, Издательство: Инфра-М.,450c.

5. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, образовательный сайт Чухаревой Ольги Валерьевны: www.chyhareva.ru/obrab/podgot_text_dok/index.html.

6. Раздел «рефераты, контрольные работы», дисциплина «информатика», тип работы «реферат»: www.na-otlichno.ru/catalog/3/162/6338.html.

7. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, реферат http://referatz.ru/view_work.htm?id_work=104054&s_special=86.

8. Компьютерная программа подготовки документов используемых при регистрации юл ИП, некоммерческих организаций, формирование документов, создание документов: www.soft-reg.ru.

9. Текстовый редактор MS Word, реферат: http://www.5ka.ru/30/5256/1.html

10. Текстовые файлы. Редакторы текстовых файлов, реферат: www..html

11. Основы информатики и вычислительной техники, лекции: www.computer-lectures.ru/tekstovye-redaktory/

Обработка текстов как направление развития техники возникла в первой декаде XX в. с появлением механической пишущей машины. Затем более полувека пишущая машина оставалась единственным общедоступным средством получения печатного текста на бумаге. Очевидно, что при печатании на пишущей машине наиболее трудоемким является процесс внесения изменений в текст, когда в лучшем случае с помощью ножниц и клея создается новый вариант документа, который затем весь перепечатывается заново для получения чистового варианта. В процессе печати опечатки замазываются или исправляются подчисткой и повторным впечатыванием. Наибольшие усовершенствования пишущей машины, такие как возможность печати часто повторяющихся текстов с помощью механического читающего устройства с закодированными перфорацией знаками, принципиально не изменили процесса подготовки текста.

С появлением микропроцессора и персональных компьютеров на их основе подготовка текстовых документов обрела принципиально новую основу. В 1980-е гг. было разработано множество программ подготовки текстовых документов для различных персональных компьютеров, отличающихся как функциональными возможностями, так и организацией взаимодействия с пользователями (интерфейсом). В последние несколько лет получили распространение программы с такими возможностями, что их можно считать настольными издательскими системами, позволяющими выполнять не только ввод и редактирование текста, но и верстку в интерактивном режиме сложного текста с иллюстрациями.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Выбор конкретного программного продукта для обработки текста является весьма ответственным моментом. Разнообразные системы подготовки текстов позволяют эффективно использовать компьютер тем специалистам, которые связаны с информационными технологиями. Процесс выбора связан со многими факторами, но прежде всего необходимо использовать принцип разумной достаточности.

Наиболее важной для практического пользователя характеристикой программы этого класса могла бы выступить область профессиональной деятельности, для которой программный продукт удобен в применении. Инструментальные средства подготовки текстовых документов используются для набора текстов программ, документов различной степени сложности, научных статей, книг и т. д. Ограничивающим фактором может быть квалификация пользователя.

Наиболее актуальным в процессе подготовки текстового документа является организация интерфейса пользователя, к которому в первую очередь относятся язык общения с программой, а также устройства ввода-вывода (клавиатура, манипулятор типа «мышь», .экран видеотерминала и устройство печати). Современные системы подготовки текстовых документов обладают в большинстве своем дружественным пользовательским интерфейсом. Однако разработчики программ подготовки текстов учитывают тот факт, что у каждого пользователя свой стиль работы над документом (что удобно для одной группы пользователей - для другой является помехой). Поэтому наиболее привлекательными для разработчика документа выглядят те программные среды, в которых возможна настройка интерфейса под свои вкусы и потребности.

С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии (на бумажном носителе) образу документа на экране. Такая характеристика по-английски называется WYSIWYG (What You See Is What You Get - что вы видите, то и получите). Не последнюю роль при выборе программы играют объем занимаемой памяти и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения (рис. 9.1).

Рис. 9.1. Классификация систем подготовки текстовых документов

Текстовый редактор (text editor) обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования, т. е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк.

Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все символы являются знаками кодовой таблицы ASCII (American Standards Committee for Information Interchange) с кодами, значения которых больше 31, а также символы новой строки. Такие файлы называются ASCII-файлами.

Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все редакторы текста в том или ином виде позволяют:

Набирать текст с отображением на экране видеомонитора, используя до 200 символов;

Исправлять ошибочные символы в режиме замены;

Вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя неизменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево (вправо) целиком в режиме вставки;

Удалять одну или несколько строк, копировать их или перемещать в другое место текста;

Вставлять группы строк из других текстов;

Обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста);

Заменять один контекст другим, возможно, разной длины;

Сохранять набранный текст для последующих корректировок;

Печатать текст на разных типах устройств печати (принтеров) стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа.

Из множества имеющихся редакторов текста можно выделить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit (фирма American Cybernetics Inc.), редактор Notepad в составе ОС Windows. К этой же категории относятся редакторы Турбосистем программирования. Разнообразные Турбосистемы представляют удобные интегрированные инструментальные средства для создания, компиляции, отладки и выполнения программ на таких популярных языках программирования, как Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер. Обязательной составляющей Турбосистем является редактор, обладающий широкими возможностями по созданию и обновлению программных текстов. Команды редакторов Турбосистем основаны на командах популярной программы Word Star и в высшей степени стандартизированы.

Когда основной задачей пользователя являются подготовка текстов на естественных языках для печати и печать этих документов, набор операций редактора должен быть существенно расширен, и программный продукт переходит в новое качество - систему подготовки текстов - продукт, которому соответствует англоязычный термин word processor. Такие программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, но с достаточно размытыми границами: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства.

Исходя из внутримашинной структуры подготавливаемого документа, можно было бы предложить следующий подход к классификации систем подготовки текстов.

Форматер - система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких специальных кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы (по сути работает с ASCII-файлами).

Текстовый процессор - система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами - разметкой. В основном текстовые редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые - предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение.

Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

Ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

Возможность предварительного описания структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т. п.;

Возможность автоматической проверки орфографии и получения подсказки при выборе синонимов;

Возможность ввода и редактирования таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

Возможность объединения документов в процессе подготовки текста к печати;

Возможность автоматического составления оглавления и алфавитного справочника.

Большинство текстовых процессоров имеют средства настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности на тип графического адаптера и видеомонитора.

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и т. п., поскольку каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и напечатан. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения - конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора - получателя документа. Программа-конвертер на входе получает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня наиболее яркие представители программ текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, T 3 . Самым популярным отечественным продуктом в этом классе, на наш взгляд, является текстовый процессор «Лексикон».

Текстовые процессоры второй категории имеют существенно меньшие возможности, однако проще в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ниже по стоимости. Специально рассчитанные на руководителей системы обработки текстов проще, и ими легче пользоваться. К этой категории можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word.

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому как текстовые процессоры не являются «развитием» форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иное назначение.

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути являются инструментом верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. То есть программа настольного издательства позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос издания), так и всего издания.

По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее.

Но пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров еще двумя важными характеристиками. Во-первых, пакеты НИС имеют более широкие возможности управления подготовкой текста. Во- вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего уровня качества, а не просто как изящные распечатки.

Все пакеты имеют характеристики, отсутствующие в абсолютном большинстве текстовых процессоров, например сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т. д.

Внешний файл, подготовленный текстовым процессором, можно распечатать только этим же текстовым процессором. Как правило, печать может быть выполнена на принтере любого типа, в том числе и на лазерном. Тексты, подготовленные настольными издательствами, распечатываются только на лазерных принтерах.

Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Однако освоение дорогих и сложных в эксплуатации «настольных типографий» обычно требует значительных временных затрат, поэтому вряд ли их целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наиболее распространены в этой группе Microsoft Publisher, Pageplus for Windows.

Предложенная классификация систем подготовки текстов является во многом условной, так как некоторые функции текстовых редакторов различных классов перекрываются, постоянно появляются новые версии редакторов с более усовершенствованными и сложными процедурами обработки, что размывает границы между классами.

Подготовка текстов с использованием текстовых процессоров заключается в последовательном выполнении ряда этапов:

Набор текста;

Редактирование введенной информации;

Форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

Печать документа;

Сохранение текста документа и ведение архива текстов.