Одно из самых важных преимуществ SharePoint Office 365 - его интеграция с Microsoft Office 2013, в частности с Excel 2013.
Разберем ситуацию: вам надо выступить с презентацией и представить статистическую информацию по библиотеке документов, желательно наглядно - в виде диаграмм и т.п.
В библиотеке документов
SharePoint
Office
365 таких встроенных возможностей нет, но есть вариант выгрузки данных в
Excel
(для последующего анализа элементов библиотеки
SharePoint
). В этом случае работаем с программой установленной на локальном компьютере.
Во вкладке «БИБЛИОТЕКА» библиотеки документов есть не очень приметная кнопка (на рисунке отмечена красным) - «Экспорт в Excel ».
Воспользуемся этой кнопкой и отметим, как вариант, возможность работы с данными в локальной среде привычными средствами Excel (например, сортировка и фильтрация на рис. ниже):
А теперь перейдем к построению диаграмм в
Excel
с помощью кнопки «Рекомендуемые диаграммы» в ленте программы.
Excel
автоматически группирует данные в выделенных столбцах и предлагает варианты диаграмм. В примере это - гистограмма с группировкой по текстовому коду специальности (метаданным) и линейчатая диаграмма с группировкой по авторам и количеству файлов-документов (на рис. ниже):
Выбираем нужную диаграмму (в примере по авторам - "Кем создано") и сохраняем файл на локальном компьютере.
Разберем ситуацию. Допустим я подготовил диаграмму, а чуть позднее в библиотеку SharePoint Office 365 другие участники системы добавили новые файлы. В этом случае, перед окончательной публикацией данных необходимо повторно открыть ранее сохраненный файл и во вкладке «ДАННЫЕ» нажать кнопку «Обновить все»:
Обращаем внимание на то, что данные обновились (на рисунках выделено красным) и диаграмма изменилась автоматически:
Подвожу промежуточный итог по 5 частям статьи. И так, я разобрал на конкретных примерах:
1. 1.Основные принципы организации файлов в библиотеке документов SharePoint Office 365 с помощью метаданных «Метаданные в Office 365. Часть 1» .
2. 2.Как организовать быстрый поиск информации на сайтах SharePoint Office 365 с помощью метаданных? «Метаданные в Office 365. Часть 2» .
3. 3.Решение проблем при работе с большим объемом информации в библиотеке документов SharePoint Office 365. «Метаданные в офис 365. Часть 3. Сортировка и фильтрация» .
4.Быстрый поиск информации в библиотеке
SharePoint
Office
365 при совместной работе по нескольким авторам. «Метаданные в офис 365. Часть 4. Разные представления для одного набора данных»
.
5. 5.Выгрузка данных библиотеки документов
SharePoint
в
Excel
для анализа. «Метаданные в Office 365. Часть 5. Выгрузка в
Excel
для анализа
»/Данная статья
Сегодня мы поговорим о том, какие бывают свойства у документа, и как можно их просматривать и редактировать в Excel 2010 и 2013. Прочитав эту статью, Вы также узнаете, как защитить документ от любых изменений и как удалить персональные данные из листа Excel.
Помните свои чувства в самом начале знакомства с Excel 2010 или 2013? Лично я иногда очень злился, когда не мог найти нужный инструмент или параметр там, где привык их видеть в предыдущих версиях Excel. То же самое касается и свойств документа в Excel 2010 / 2013. В данных версиях они запрятаны достаточно глубоко, но даже несмотря на это мы быстро до них доберёмся.
В этой статье Вас ждёт подробная инструкция о том, как просматривать и изменять свойства документа, как защитить документ от любых изменений и как удалить персональные данные из листа Excel. Поехали!
Какие у документа бывают свойства
Прежде чем мы начнём учиться просматривать, изменять и удалять свойства документа (метаданные) в Excel 2010 и 2013, давайте разберёмся, какие вообще бывают свойства у документов MS Office.
Тип 1. Стандартные свойства – общие для всех приложений Office. Сюда входит базовая информация о документе – название, тема, автор, примечание и так далее. Для этих свойств можно вручную установить собственные текстовые значения, чтобы облегчить поиск нужного документа на компьютере.
Тип 2. Автоматически обновляемые свойства – это данные о файле документа, которые управляются и изменяются системой. Например, размер файла и время, когда он был создан или изменён. Некоторые свойства уникальны для документов определённого приложения, например, число страниц, слов, символов или версия приложения. Такие свойства обновляются автоматически при редактировании.
Тип 3. Пользовательские свойства – это свойства, заданные пользователем. Вы можете самостоятельно добавить дополнительные свойства к документу Office.
Тип 4. Свойства организации – это свойства, определяемые Вашей организацией.
Тип 5. Свойства библиотеки документов относятся к документам, которые находятся в библиотеке документов на сайте или в общей папке. Человек, который создаёт библиотеку, может задать некоторые свойства для документов библиотеки и установить правила для их значений. Добавляя документ в такую библиотеку, нужно будет ввести значения для всех требуемых свойств или исправить имеющиеся свойства в соответствии с установленными правилами.
Просматриваем свойства документа
Для тех, кто не знает, где найти информацию о документе в Excel 2010 или 2013, предлагаем три варианта:
Способ 1. Отображаем «Область сведений о документе»
Этот способ позволяет просматривать информацию о документе прямо на рабочем листе.
После этого Excel автоматически возвращается в режим редактирования рабочего листа, а между лентой меню и рабочей областью листа мы видим «Область сведений о документе», как показано на рисунке ниже.
Как видите, «Область сведений о документе» показывает ограниченный набор свойств. Если желаете узнать больше о своём документе, приступайте ко второму способу.
Способ 2. Открываем диалоговое окно «Свойства»
Если «Область сведений о документе» не дала нужную информацию, попробуйте обратиться к дополнительным свойствам. Первый способ посмотреть дополнительные свойства – использовать все туже «Область сведений о документе».
Здесь собраны сведения о документе, которые расположены на вкладках: Общие (General), Статистика (Statistics) и Состав (Contents). Вы можете редактировать основную информацию на вкладке Документ (Summary) или установить дополнительные свойства для документа на вкладке Прочие (Custom). Хотите узнать, как это делается? Терпение! Далее мы поговорим об этом подробнее.
Есть ещё один способ вызвать диалоговое окно Свойства (Properties):
На экране появится то же самое диалоговое окно.
Способ 3. Используем Проводник Windows
Ещё один простой способ отобразить метаданные – использовать Проводник Windows, не открывая лист Excel вовсе.
Теперь Вы знаете 3 различных способа просмотра свойств документа на компьютере, поэтому без труда найдёте всю важную информацию.
Изменяем свойства документа
Ранее я обещал рассказать о том, как изменять свойства документа. Итак, просматривая свойства при помощи описанных выше и , можно быстро добавить нужную информацию или отредактировать имеющиеся данные. Для это тоже возможно, но только не в Windows 8.
Самый быстрый способ добавить автора
Изменяем имя автора, заданное по умолчанию
По умолчанию в качестве имени автора документа Excel используется имя пользователя Windows, но не всегда такая подпись будет уместна. В Excel можно изменить имя автора, заданное по умолчанию, чтобы в дальнейшем везде фигурировало только нужное Вам имя.
Настраиваем пользовательские свойства
Замечание: Формат данных в поле Значение (Value) должен соответствовать тому, что выбрано в выпадающем списке Тип (Type). Например, если выбран тип данных Число (Number), то в поле Значение (Value) должно быть введено число. Значения, которые не соответствуют выбранному типу данных, будут сохранены как текст.
Если кликнуть по только что добавленному свойству и затем нажать Удалить > ОК (Delete > OK), то это свойство исчезнет.
Изменяем прочие свойства документа
Чтобы изменить остальные метаданные (помимо имени автора, заголовка, тегов и категорий), используйте либо « », либо (Properties).
- Если открыта «Область сведений о документе», то достаточно просто поставить курсор в поле нужного свойства и ввести требуемые данные.
- Если открыто диалоговое окно Свойства (Properties), то перейдите на вкладку Документ (Summary) и добавьте или измените существующие данные в полях, затем нажмите ОК .
Вернитесь к редактированию листа Excel, и все сделанные изменения будут сохранены автоматически.
Удаляем свойства документа
Если хотите замести следы и сделать так, чтобы никто не смог найти в свойствах документа Ваше имя или название организации – используйте один из следующих способов, которые позволяют скрыть любое свойство или персональные данные от публичного доступа.
Подключаем к работе «Инспектор документов»
«Инспектор документов» применяется для поиска скрытых свойств и персональных данных. Кроме этого, с его помощью можно удалить из книги свойства, которые не должны попасть на глаза другим пользователям.
Удаляем метаданные из нескольких документов
При помощи Проводника Windows можно удалить свойства сразу из нескольких документов.
Замечание: Таким способом можно удалить любое свойство документа из одного или нескольких файлов, даже если у Вас на компьютере установлена Windows 8.
Защищаем свойства документа
Защита свойств документа и личной информации пригодится в том случае, если Вы не хотите, чтобы другие пользователи изменяли метаданные или что-то ещё в Вашем документе.
Если нужно предоставить право редактировать документ только некоторым пользователям, то можно установить пароль и сообщить его доверенному кругу лиц.
Теперь Ваш документ защищён от несанкционированного редактирования. Но будьте осторожны! Тот, кто знает пароль, легко может удалить его из поля Пароль для изменения (Password to modify) и дать другим читателям Вашего документа возможность изменять информацию на рабочем листе.
Ух ты! Статья получилась довольно длинной! Моей целью было осветить все заслуживающие внимания аспекты просмотра, изменения и удаления свойств документа. Надеюсь, Вы найдёте правильные ответы на вопросы, связанные с метаданными.
Я объединяюсь, выделяются с внешним обслуживанием, которое включает данные о получении из того обслуживания, и показ в превосходят. Я хочу быть в состоянии хранить информацию, я вхожу в Excel. Диапазон объект. Есть ли любая собственность Excel. Диапазон возражает, где можно сохранить метаданные?
Разъясниться, как в Перспективе Перспектива. У TaskItem есть ItemProperties, который является Перспективой. ItemProperty Объект. Так есть ли что-либо подобное как этот в Excel ?
И в противном случае тогда, что лучший способ состоит в том, чтобы сохранить метаданные для Excel. Диапазон?
Править: Я должен упорствовать эта информация о метаданных. Таким образом, если пользователь экономит, завершения, и затем ре открывает учебное пособие, я должен быть в состоянии извлечь эти метаданные из Excel. Объект диапазона (или любая другая собственность)
12 ответы
Так как вам нужна информация, чтобы быть постоянными, я использовал более простой и более четкий подход. Создайте новый WorkSheet, назовите его чем-то как Метаданные (в случае, если вы имеете многократный из этого вида). Установите его в VeryHidden (xlSheetVeryHiddencan"t быть Неспрятанным от с Excel, необходимо не скрыть его от кода):
Xl.XlSheetVisibility.xlSheetVeryHidden
Спасите все свои метаданные для Диапазона R1 в листе метаданных в Диапазоне R1. Ваш код будет очень простым и четким таким образом.
Это может посмотреть что-то как:
Sheet1.Range.Value = SomeValue; Sheet1Metadata.Range.Value = MetaDataOfSomeValue;
Всякий раз, когда мы создаем, открываем или сохраняем документ Microsoft Word, в нем записывается дополнительная информация, называемая метаданными. То же самое можно сказать о файлах Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. В определенных ситуациях эти метаданные могут выдать нежелательную информацию о нас и скомпрометировать.
Хотя метаданные и хранятся в неявном виде, ничего криминального в них нет. Они облегчают организацию, хранение, поиск документов, помогают понять их происхождение и назначение. Но бывают такие случаи, что мы не хотим раскрывать имя автора документа, дату создания или редактирования, отправляя файл Word другому человеку.
Чтобы предотвратить возможные неприятные последствия, надо научиться удалять метаданные. Кто знает, в какие руки попадет документ Word с моей фамилией и инициалами, наименованием организации и даже именем компьютера.
Здесь я расскажу о трех способах удаления метаданных из документов Word.
1. Используем встроенные возможности Word / Excel / PowerPoint
Если вы используете Word 2010 или 2013 (Office 2013), то скрытую информацию о себе можно удалить в Инспекторе документов. На вкладке Файл в переходим в раздел Сведения. В группе Подготовка к общему доступу нажимаем на Поиск проблем -> Инспектор документов. Запускаем проверку в Инспекторе документов.
После завершения проверки появится окно с опциями удаления информации. Рядом с «Свойства документа и персональные данные» нажимаем кнопку «Удалить все».
2. Приложение Document Metadata Cleaner
Document Metadata Cleaner - это бесплатная утилита для удаления метаданных из документов Microsoft Word, Excel или PowerPoint. Данное приложение умеет затирать в них фамилию, инициалы, название организации, имя компьютера, имя сетевого сервера или жесткого диска (в зависимости от того, где хранится файл), фамилии предыдущих авторов документа, информацию об изменениях и версиях документа, скрытый текст или ячейки (Excel), комментарии.
3. Программа Doc Scrubber
Doc Scrubber - это еще один бесплатный инструмент анализа и удаления скрытой информации, которая потенциально может скомпроментировать нас. У Doc Scrubber есть два режима работы - в первом он извлекает из документов всю скрытую информацию и показывает ее, а во втором - удаляет метаданные из выбранного документа или группы документов, собранных в одной папке.
Существуют также платные утилиты, помогающие удалить метаданные из документов. Но нужны ли они нам?
Очень немногие пользователи знают, что для каждого файла, хранящегося на компьютере, имеется набор метаданных, которые содержат информацию о его источнике, авторе и другие важные подробности, в зависимости от типа файла. В этой статье я собираюсь обсудить метаданные, рассказать вам что это такое и для чего их используют. Затем я расскажу, как добавлять и удалять метаданные. Все описанное применимо к любой версии Windows.
Что такое метаданные?
Метаданные представляют собой информацию, которая хранится практически в любом типе файла. Она может включать ваше имя, название компании или организации, имя компьютера, имя сервера в сети или диск, на котором сохранен файл; персональные комментарии, имена предыдущих авторов, время создания и время последнего изменения, номер версии или редакции.
В зависимости от ситуации эти данные могут быть полезными и наоборот. Например, если нужно отследить различных авторов файла, метаданные могут помочь в этом. Также метаданные могут быть полезны при поиске файлов в Windows. К примеру, если ваша коллекция фотографий содержит метаданные, это очень удобно, когда нужно найти фотографию, которую вы сделали в конкретный день и в определенное время.
С другой стороны, если вы работаете в правовой сфере или просто хотите сохранить конфиденциальность, при передаче файлов кому-то еще, удаляйте из них столько информации, сколько это возможно, поскольку метаданные будут следовать за этими файлами повсюду.
Как добавлять и редактировать метаданные
У большинства файлов есть свой набор метаданных, но очень часто их нельзя изменить без специального программного обеспечения от сторонних разработчиков. Хотя метаданные офисных файлов (Word, Excel, PowerPoint) редактируются довольно просто. Прежде всего, для доступа и просмотра метаданных одного из таких файлов, откройте контекстное меню щелчком правой кнопкой мыши и выберите пункт «Свойства».
Так вы откроете окно со свойствами файла. В этом окне откройте вкладку «Подробно». Здесь будет представлен список полей с информацией о файле: включая имя его автора, когда он был создан или изменен, или даже как много в нем слов и знаков.
Некоторые из этих полей можно отредактировать. Для этого нужно просто поставить курсор мыши в поле, которое вы хотите изменить, и ввести то, что вам нужно. Если необходимо, чтобы эти поля оставались пустыми, просто сотрите все, что в них написано.
