Быстрый старт Введение Excel 2007 имеет новый вид! В нем сохранились привычные для вас таблицы, но кое-что изменилось. Сразу видно, что прежние ряды меню и кнопок в верхней части окна заменены лентой. В этом курсе объясняется, как пользоваться лентой, а также освещаются другие изменения в Excel, которые помогут вам быстрее создавать таблицы более высокого уровня.
Быстрый старт Цель этого курса научить пользователя: Легко ориентироваться в новой среде приложения Excel. Быстро находить нужные команды на ленте, такие как: Вырезать, Копировать, Вставить, Вставить строки в лист, Вставить столбцы листа и Сумма. Сохранять книги в новых форматах Excel.
Быстрый старт Что изменилось и почему? Да, в Excel 2007 внесено много изменений. Самые существенные изменения коснулись верхней части окна. Но это изменения – к лучшему. Теперь востребованные команды видны яснее и стали более доступными благодаря единому центральному элементу управления с простым названием лента.
Быстрый старт Что расположено на ленте? Лента состоит из трех элементов: вкладок, групп и команд. Вкладки: Вкладки предоставляют возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel. В верхней части окна Excel доступно семь вкладок. Группы: Группы являются наборами связанных команд, которые отображаются на вкладках. Команды: Командой может быть кнопка, меню или поле, предназначенное для ввода сведений.
Быстрый старт Что расположено на ленте? Группы объединяют все команды, которые с большой вероятностью понадобятся для выполнения определенной задачи. Теперь при выполнении задачи группы остаются на экране, под рукой. Команды больше не скрыты в меню. Теперь эти важные команды отображены над рабочей областью.
Быстрый старт Команды появляются по мере необходимости На ленте отображены команды, используемые чаще всего. Чтобы все имеющиеся команды не отображались одновременно, в Excel 2007 некоторые из них отображаются только в ответ на конкретное действие пользователя, когда в них возникает необходимость. Поэтому не стоит волноваться, если вы не видите все команды, которые вам нужны. Выполните первые шаги, и нужные команды появятся под рукой.
Быстрый старт Дополнительные параметры, если они нужны Иногда в правом нижнем углу группы есть стрелка, называемая кнопкой вызова диалогового окна. Это означает, что для данной группы доступны дополнительные параметры. На вкладке «Главная» щелкните стрелку в группе «Шрифт». Нажмите кнопку вызова диалогового окна и вы увидите диалоговое окно или панель задач, показанные в примере: Будет открыто диалоговое окно Формат ячеек с параметром надстрочного текста и другими параметрами, относящимися к шрифту.
Быстрый старт Поместите команды на собственную панель инструментов Вам часто приходится использовать команды, которые расположены не очень удобно? Теперь их можно добавить на Панель быстрого доступа. Воспроизведите анимацию, чтобы увидеть процесс добавления кнопки на панель и последующего ее удаления. Анимация: щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Воспроизведение.
Быстрый старт Поместите команды на собственную панель инструментов Вам часто приходится использовать команды, которые расположены не очень удобно? Теперь их можно добавить на Панель быстрого доступа. При первом запуске Excel 2007 панель быстрого доступа расположена над лентой. Так команды всегда видны и всегда под рукой.
Быстрый старт Что произошло с прежними сочетаниями клавиш? Если вы предпочитаете работать с помощью клавиатуры, а не мыши, вам следует знать, что для ленты предусмотрены новые сочетания клавиш. Это сочетания клавиш для каждой кнопки на ленте. Более короткие сочетания клавиш. Это изменение несет в себе два больших преимущества по сравнению с предыдущими версиями:
Быстрый старт Что произошло с прежними сочетаниями клавиш? Новые сочетания клавиш называются также по-новому: Всплывающие подсказки. Например, так можно использовать всплывающие подсказки для центрирования текста: Нажмите клавишу ALT, чтобы появились всплывающие подсказки. Нажмите клавишу H, чтобы выбрать вкладку «Главная». Последовательно нажмите клавиши A и C, чтобы выровнять выделенный текст по центру.
Быстрый старт Старые сочетания клавиш, начинавшиеся с CTRL, по- прежнему работают, и их можно использовать как раньше. Например, CTRL+C так же копирует что-то в буфер, а CTRL+V так же что-то вставляет из буфера. Что произошло с прежними сочетаниями клавиш? Работа со старыми сочетаниями клавиш
Быстрый старт Новый вид режима просмотра Не только лента является новшеством в Excel Разметка страницы это тоже новая возможность. Если вы уже работали в режиме предварительного просмотра в Microsoft Office Word, вам будет приятно увидеть похожие возможности и в Excel.
Быстрый старт Новый вид режима просмотра В режиме разметки страницы показаны поля страницы (вверху, по сторонам и внизу листа) и участок синего цвета между листами. Другие преимущества нового режима просмотра: Нет необходимости использовать режим предварительного просмотра, чтобы выявить проблемы перед печатью. Проще добавлять колонтитулы. Можно просматривать разные книги в разных режимах. Верхние и нижние линейки предназначены для настройки полей.
Быстрый старт Работа с разным разрешением экрана Все, что было рассмотрено до сих пор, применимо для экрана с высоким разрешением и при максимальном размере окна Excel. В ином случае все может выглядеть по-другому. При низком разрешении. Если задано низкое разрешение экрана, например 800 на 600 пикселей, для некоторых групп на ленте будет отображаться только имя группы, а не команды в этой группе. Когда и почему заметны отличия?
Быстрый старт Работа с разным разрешением экрана Все, что было рассмотрено до сих пор, применимо для экрана с высоким разрешением и при максимальном размере окна Excel. В ином случае все может выглядеть по-другому. Если окно Excel не развернуто полностью. Для некоторых групп будет отображено только имя группы. Когда и почему заметны отличия? В планшетных ПК. На компьютерах с экраном малого размера на ленте отображаются уменьшенные версии вкладок и групп.
Быстрый старт Упражнения для практического занятия 1.Введите текст. 2.Настройте ширину столбца. 3.Измените режимы просмотра документа. 4.Отобразите или скройте пустое пространство. 5.Добавьте кнопку на панель быстрого доступа. Интерактивное практическое заданиеИнтерактивное практическое задание (требуется Excel 2007)
Быстрый старт Начало работы в Excel Первый урок был полезен, чтобы сориентироваться в новом интерфейсе приложения Excel Теперь пора приступить к работе. Предположим, до следующей встречи осталось полчаса, и надо внести некоторые исправления в лист, созданный в предыдущей версии Excel. Можно ли выполнить основные необходимые действия в Excel 2007 всего за 30 минут? Данный урок ответит на этот вопрос.
Быстрый старт Откройте нужный файл Начнем с самого главного. Нужно открыть существующую книгу, созданную в предыдущей версии Excel. Щелкните ссылку Кнопка Microsoft Office. Выполните следующее: Выберите команду «Открыть», а затем выберите нужную книгу. Кроме того, обратите внимание, что можно выбрать команду «Параметры Excel»в нижней части меню, чтобы настроить параметры программы.
Быстрый старт Вставка столбца Теперь нужно добавить в книгу столбец, где будут указаны категории продуктов. Этот столбец должен находиться между двумя существующими столбцами данных. Просмотрите анимацию, чтобы увидеть процедуру вставки столбца в рабочую книгу. Анимация: щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Воспроизведение.
Быстрый старт Вставка столбца Теперь нужно добавить в книгу столбец, где будут указаны категории продуктов. Он должен располагаться между двумя существующими столбцами данных, Количество и Поставщик. Ваша книга содержит строки с названиями товаров, заказанных у различных поставщиков, в нее нужно добавить новый столбец, где различные продукты будут распределяться по таким категориям, как молочная продукция, зерновые, полуфабрикаты и так далее.
Быстрый старт 1.Щелкните в столбце Поставщик. Затем на вкладке Главная в группе Ячейки щелкните стрелку кнопки Вставить. 2.В появившемся меню выберите команду Вставить столбцы на лист.Будет вставлен пустой столбец, в который можно вводить новые данные. 3.Если нужно изменить ширину столбца в соответствии с данными, в группе Ячейки щелкните стрелку кнопки Формат. В появившемся списке выберите значение Автоподбор ширины столбца. Вставка столбца Чтобы вставить столбец между столбцами Количество и Поставщик, выполните следующую процедуру:
Быстрый старт Форматирование и редактирование данных Форматирование и редактирование данных выполняется с использованием команд из групп вкладки Главная. Например, заголовки столбцов лучше смотрятся, если они напечатаны полужирным шрифтом. Чтобы добиться этого, выделите строку с заголовками, а затем на вкладке «Главная» в группе «Шрифт» нажмите кнопку «Полужирный».
Быстрый старт Форматирование и редактирование данных Пока заголовки еще выделены, можно изменить их цвет и размер, чтобы сделать их еще более заметными. В группе «Шрифт» щелкните стрелку кнопки «Цвет шрифта». Вы увидите, что теперь для выбора доступно намного больше цветов, чем прежде. Можно также просмотреть, как будет выглядеть заголовок в различных цветах, наведя курсор на любой цвет и немного подождав.
Быстрый старт Чтобы увеличить размер шрифта, нажмите кнопку Увеличить размер шрифта. Форматирование и редактирование данных В группе Шрифт также можно изменить другие параметры форматирования и редактирования. Пока заголовки выделены, их можно центрировать в ячейках. В группе Выравнивание нажмите кнопку Выравнивание по центру. Наконец, можно ввести еще один заказ на острый соус. Выберите имя этого продукта и в группе Буфер обмена нажмите кнопку Копировать. Затем щелкните нижнюю строку и снова в группе Буфер обмена нажмите кнопку Вставить.
Быстрый старт Ввод формулы Допустим, перед сдачей отчета необходимо суммировать числа в столбце «Количество». Поместите курсор в последнюю ячейку столбца «Количество» и нажмите кнопку «Сумма» на вкладке «Главная». (В группе «Правка».) Нажмите клавишу ВВОД, чтобы отобразить результат вычислений по формуле. Все просто: нажмите кнопку Сумма.
Быстрый старт Добавление колонтитулов Завершая оформление листа, вы решили добавить в него колонтитулы. Они помогут всем понять смысл данных. 1.Переключитесь в режим разметки страницы. Можно щелкнуть вкладку «Вид», а затем нажать кнопку «Режим разметки страницы» в группе «Режимы просмотра книги». Кроме того, можно нажать среднюю кнопку на панели инструментов «Вид» в нижней части окна. Вот, что нужно сделать:
Быстрый старт Добавление колонтитулов Завершая оформление листа, вы решили добавить в него колонтитулы. Они помогут всем понять смысл данных. 2.Щелкните в верхней части страницы, которая содержит надпись «Щелкните, чтобы добавить колонтитул». Вот, что нужно сделать: 3.При этом в верхней части ленты появятся вкладки «Конструктор» и «Колонтитулы».
Быстрый старт Печать Пришло время вывести отчет на печать. В режиме разметки страницы можно вносить изменения и просматривать их на экране до отправки документа на печать. 1.Щелкните ссылку Макет страницы. 2.В группе «Параметры страницы» нажмите кнопку «Ориентация» и выберите значение «Книжная» или «Альбомная». В режиме разметки страницы вы увидите, как изменится расположение страницы, и как это отразится на представлении данных. Режим разметки страницы используется следующим образом:
Быстрый старт Печать Пришло время вывести отчет на печать. В режиме разметки страницы можно вносить изменения и просматривать их на экране до отправки документа на печать. 3.Оставаясь в группе «Параметры страницы», нажмите кнопку «Размер», чтобы выбрать размер бумаги. Вы незамедлительно увидите результат сделанного выбора. (Что видим, то и печатаем). Режим разметки страницы используется следующим образом:
Быстрый старт Окно Новая книга Окно Новая книга является великолепной отправной точкой в Excel. Если нажать кнопку Microsoft Office, а затем кнопку «Создать», будет открыто окно «Новая книга». В верхней части окна можно выбрать новую пустую книгу или шаблон.
Быстрый старт Упражнения для практического занятия 1.Вставьте столбец. 2.Воспользуйтесь функцией автосуммирования. 3.Добавьте колонтитулы. 4.Завершите оформление таблицы. 5.Изучите параметры печати. Интерактивное практическое заданиеИнтерактивное практическое задание (требуется Excel 2007)
Быстрый старт Тест 2, вопрос 3 Требуется добавить верхний колонтитул в лист в режиме разметки страницы, но нужные команды не видны. Чтобы их увидеть, следует щелкнуть область с надписью «Верхний колонтитул» или «Нижний колонтитул».(Выберите один вариант ответа). 1.Да 2.Нет
Быстрый старт Новый формат файлов В Excel появился новый формат файлов. Однако сохранилась возможность открывать и изменять книги предыдущих версий и обмениваться файлами с пользователями, у которых отсутствует Excel Новый формат файлов позволяет повысить безопасность файлов, уменьшить риск повреждения файлов, уменьшить размер файлов, а также добавляет новые возможности.
Быстрый старт Работа с файлами предыдущих версий В Excel 2007 можно открывать файлы, созданные в версиях от Excel 95 до Excel Но что делать в том случае, если в организации вы первый, у кого появилось приложение Excel 2007? Если необходимо обмениваться файлами с отделами, где пока нет Excel 2007? Не волнуйтесь. Все пользователи могут обмениваться книгами друг с другом.
Быстрый старт Старые файлы останутся старыми, пока не выбран другой вариант. –Excel будет сохранять старый файл в его исходном формате, если не выбран другой параметр. Например, если файл создан в Excel 2003, Excel 2007 по умолчанию сохраняет его в формате Excel Использование новых возможностей приведет к выдаче предупреждения при сохранении файла в более ранней версии. –Если файл содержит какие-либо возможности Excel 2007, не совместимые со старой версией, при сохранении файла в формате предыдущей версии Excel средство проверки совместимости предупредит об этом. Работа с файлами предыдущих версий Вот как это делается:
Быстрый старт Всегда можно сначала создать копию новых файлов в новом формате. Работа с файлами предыдущих версий Можно обмениваться документами различных версий при помощи конвертера. –Коллеги, у которых установлены версии от Excel 2000 до Excel 2003, могут открывать файлы Excel 2007, загрузив и включив конвертер. –Для этого просто следует указать Excel, что требуется рабочая книга Excel (XLSX-файл). Эта копия файла будет содержать все возможности Excel Вот как это делается:
Быстрый старт Новые форматы файлов и новые параметры сохранения При сохранении Excel 2007 можно выбрать один из нескольких типов файлов. Книга Excel (XLSX-файл) Используется, если отсутствуют макросы или программы на языке VBA. Книга Excel с поддержкой макросов (XLSM-файл) Используется, если в книге есть макросы или программы на языке VBA. Шаблон Excel (XLTX-файл) Используется при создании шаблона.
Быстрый старт Новые форматы файлов и новые параметры сохранения При сохранении Excel 2007 можно выбрать один из нескольких типов файлов. Шаблон Excel с поддержкой макросов (XLTM-файл). Используется, если требуется шаблон и книга содержит макросы или программы на языке VBA. Двоичная книга Excel (XLSB-файл). Используется для особо больших книг.
Быстрый старт Новые форматы файлов и новые параметры сохранения При сохранении Excel 2007 можно выбрать один из нескольких типов файлов. Книга Excel 97 Excel 2003 (XLS-файл). Используется, если нужно обмениваться книгами с пользователем более ранней версии Excel. Книга Microsoft Excel 5.0/95 (XLS-файл). Используется, если нужно обмениваться книгами с пользователем Microsoft Excel 5.0.
Быстрый старт Тест 3, вопрос 2 Почему формат файлов Excel 2007 изменился и стал основываться на XML? (Выберите один ответ) 1.Стало возможно добавить в Excel новые возможности. 2.Файлы стали безопаснее. 3.Снизился риск повреждения файла. 4.Уменьшился размер файла. 5.Все варианты, приведенные выше.
Быстрый старт Тест 3, вопрос 3 Присланный файл Excel 2003 был открыт в Excel По окончании работы в Excel 2007 файл автоматически будет сохранен как Excel 2007, если вариант сохранения не будет изменен. 1.Да 2.Нет
Cлайд 1
Тема 8. Табличный процессор Microsoft Excel Информатика Для всех специальностей Институт ИИИБС, кафедра ИИКГ Колмыкова Оксана ВладимировнаCлайд 2
Электронные таблицы Электронные таблицы – класс программ, позволяющих представлять таблицы в электронном виде и обрабатывать входящие в них данные. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Главное достоинство электронной таблицы - возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.
Cлайд 3
Функциональные возможности EXCEL Табличный процессор Excel позволяет: Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций (например, sin, cos, tg и др.), решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т. п. 2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование Что будет, если? Как сделать, чтобы? 3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию. 4. Реализовать функции базы данных ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) анализ данных.
Cлайд 4
Функциональные возможности EXCEL 5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать (прятать) фрагменты таблицы или всю таблицу. 6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков. 7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора Microsoft Office. 8. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т. п. 9. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчеты филиалов фирм).
Cлайд 5
Основные понятия электронных таблиц Документ MS Excel называют рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа. Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. максимальное количество столбцов 256 строки нумеруются числами от 1 до 65536.
Cлайд 6
Ввод данных в ячейки В ячейки можно вводить данные различных типов, включая: Текст - любые данные, над которыми нет необходимости выполнять арифметические операции; Числа – числовые значения в различных форматах: 36 45,23 2Е-2 Даты/время 18.04.01; 18-апр-01; Формулы (включая функции) =12+34 =А2+В2
Cлайд 7
Cлайд 8
Cлайд 9
Cлайд 10
Cлайд 11
Cлайд 12
Cлайд 13
Построение диаграмм Выбор данных. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отрисовки отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд.
Cлайд 14
Построение диаграмм Оформление диаграммы. На вкладках оформления задаются: название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки); отображение и маркировка осей (вкладка Оси); отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки); описание построенных графиков (вкладка Легенда); отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных); представление данных, использованных пи построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
Cлайд 15
Построение диаграмм Размещение диаграммы. Указывается следует ли использовать для размещения отдельный лист или один из имеющихся.
Cлайд 16
Cлайд 17
Использование стандартных функций Функция в EXCEL определяется, как заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Стандартные функции используются в электронных таблицах только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров: =СУММ(D2:D7) Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. =СУММ(D2:D7;B2:B7;C2:C7) В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.
Cлайд 18
Использование Мастера функций Мастер функций облегчает ввод и выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция в списке Функция – конкретная функция данной категории. Вызов мастера функций происходит с помощью специальной пиктограммы на панели инструментов.
Cлайд 19
Операции по обработке данных в электронных таблицах. Сортировка Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. Для выполнения сортировки нужно выполнить следующие действия: Выбрать в таблице какую-либо непустую ячейку. Выполнить команду Данные - Сортировка. На экране появиться диалоговое окно Сортировка диапазона. В списке Сортировать указать поле, по которому будет сортироваться таблица. Если выбран переключатель Идентифицировать поля по подписям (первая строка диапазона), то в выпадающем списке будут приведены названия столбцов, содержащиеся в строке1. Если же отмечена опция Идентифицировать поля по обозначениям столбцов листа, то первая строка рассматривается как обыкновенная запись, а не как ряд имен полей. В этом случае в выпадающем списке названия столбцов будут приведены в следующем виде: Столбец А, Столбец В, Столбец С и т.д. Выбрать порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию. Для сортировки сразу по нескольким полям используются списки Затем по и В последнюю очередь, по. Нужно указать в них поля, по которым нужно будет упорядочивать данные, если значения предыдущих полей совпадут. Щелкните на кнопке ОК, чтобы отсортировать данные в указанном порядке. Быстро отсортировать данные можно с помощью кнопок на панели инструментов Сортировка по возрастанию, чтобы отсортировать значения в возрастающем порядке или Сортировка по убыванию, чтобы отсортировать значения в убывающем порядке.
Cлайд 20
Cлайд 21
Фильтрация данных Фильтрация списка - вывод на экран только тех записей (строк), которые отвечают определенному критерию (условию)
Cлайд 22
Cлайд 23
Cлайд 24
Определения Электронные таблицы – класс программ, позволяющих представлять таблицы в электронном виде и обрабатывать входящие в них данные. Электронная таблица - самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными.
Cлайд 25
Основные операции Решать математические задачи: выполнять вычисления и исследовать функции, строить графики функций, решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т. п. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование и оптимизацию. Реализовать функции базы данных - ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.
Cлайд 26
Основные операции Вводить пароли или устанавливать защиту ячеек таблицы, скрывать фрагменты таблицы или всю таблицу. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами Осуществлять многотабличные связи Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.
Cлайд 27
. Основные понятия Документ MS Excel называют рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части.
Cлайд 28
Cлайд 29
Основные понятия Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены латинскими буквами (максимальное количество столбцов 256). Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536
Cлайд 30
Cлайд 31
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Каждая ячейка имеет адрес, который сочетает в себе номера столбца и строки, на пересечении которых она расположена. Диапазон ячеек – данные расположенные в соседних ячейках, на которые можно ссылаться, как на единое целое
Cлайд 32
Cлайд 33
Типы данных Текст - любые данные, над которыми нет необходимости выполнять арифметические операции; Числа – числовые значения в различных форматах: 36; 45,23 ; 2Е-2; Даты/время – 18.04.01; 18-апр-01; Формулы (включая функции) - =12+34; =А2+В2. и т.д.
Cлайд 34
Вычисления в ЭТ Формула представляет собой математическое выражение, которое начинается со знака равно и может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций (+,-,*,/,^)
Cлайд 35
Вычисления в таблицах Вычисления в таблицах осуществляются с помощью формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций + сложение - вычитание * умножение / деление ^ возведение в степень
Cлайд 36
В правом нижнем углу ячейки, куда была введена формула маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает вид тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера позволяет копировать формулу в горизонтальном или вертикальном направлении. Этот метод называется автозаполнением.
Cлайд 37
Форматирование ячеек Для выполнения форматирования электронных таблиц необходимо: выбрать соответствующую ячейку или выделить диапазон ячеек; выбрать пункт меню Формат~Ячейки~; выбрать соответствующую закладку: Листы с закладками служат для выполнения следующих функций: Число – настройка форматов чисел; Выравнивание – форматирование положения данных в ячейках; Шрифт – форматирование шрифтов данных; Граница – выбор обрамления таблицы; Вид – выбор способа заливки ячеек; Защита – защита ячеек и скрытие формул.
Cлайд 38
Построение диаграмм в электронных таблицах Выбор типа диаграммы зависит как от характера данных, так и от того, как вы хотите их представить. Наиболее часто используются следующие типы диаграмм: Круговая. Используется для отображения относительного соотношения между частями целого. Гистограмма. Используется для иллюстрации соотношения отдельных значений данных. Линейчатая. Используется для сравнения значений в определенный момент времени. График. Используется для отображения тенденций изменения данных за равные промежутки времени. С областями. Используется для подчеркивания величины изменения в течении определенного периода времени.
Cлайд 39
Основные термины используемые в диаграммах Ряд данных – группа ячеек в пределах одного столбца или одной строки. Категории - отражают количество элементов в ряду. На рисунке 7 представлено 6 категорий для каждого ряда (данные за январь, февраль, март и т.д.) Легенда -определяет отдельные элементы диаграммы. Сетка– продолжение деления осей, улучшает восприятие и анализ данных на диаграмме.
Cлайд 40
Построение диаграмм построения диаграммы используют Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов Построение диаграмм состоит из нескольких этапов: Выбор типа диаграммы. На этом этапе выбирают форму диаграммы. Тип на вкладке Стандартные или Нестандартные Вид
Построение диаграмм Оформление диаграммы. На вкладках оформления задаются: название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки); отображение и маркировка осей (вкладка Оси); отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки); описание построенных графиков (вкладка Легенда); отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных); представление данных, использованных пи построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).
Использование стандартных функций Функция в EXCEL определяется, как заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке. Стандартные функции используются в электронных таблицах только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров: =СУММ(D2:D7) Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. =СУММ(D2:D7;B2:B7;C2:C7) В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.
Операции по обработке данных в электронных таблицах. Сортировка Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. Для выполнения сортировки нужно выполнить следующие действия: Выбрать в таблице какую-либо непустую ячейку. Выполнить команду Данные - Сортировка. На экране появиться диалоговое окно Сортировка диапазона. В списке Сортировать указать поле, по которому будет сортироваться таблица. Если выбран переключатель Идентифицировать поля по подписям (первая строка диапазона), то в выпадающем списке будут приведены названия столбцов, содержащиеся в строке1. Если же отмечена опция Идентифицировать поля по обозначениям столбцов листа, то первая строка рассматривается как обыкновенная запись, а не как ряд имен полей. В этом случае в выпадающем списке названия столбцов будут приведены в следующем виде: Столбец А, Столбец В, Столбец С и т.д. Выбрать порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию. Для сортировки сразу по нескольким полям используются списки Затем по и В последнюю очередь, по. Нужно указать в них поля, по которым нужно будет упорядочивать данные, если значения предыдущих полей совпадут. Щелкните на кнопке ОК, чтобы отсортировать данные в указанном порядке. Быстро отсортировать данные можно с помощью кнопок на панели инструментов Сортировка по возрастанию, чтобы отсортировать значения в возрастающем порядке или Сортировка по убыванию, чтобы отсортировать значения в убывающем порядке.
* Использование материалов презентации Использование данной презентации, может осуществляться только при условии соблюдения требований законов РФ об авторском праве и интеллектуальной собственности, а также с учетом требований настоящего Заявления. Презентация является собственностью авторов. Разрешается распечатывать копию любой части презентации для личного некоммерческого использования, однако не допускается распечатывать какую-либо часть презентации с любой иной целью или по каким-либо причинам вносить изменения в любую часть презентации. Использование любой части презентации в другом произведении, как в печатной, электронной, так и иной форме, а также использование любой части презентации в другой презентации посредством ссылки или иным образом допускается только после получения письменного согласия авторов.
- Размер: 8.6 Mегабайта
- Количество слайдов: 20
Описание презентации Презентация Практика 5 Microsoft Excel 2010 по слайдам
Знакомство с Microsoft Excel 2010 РГКП «Костанайский государственный университет им. А. Байтурсынова Кафедра Ии. М Дисциплина: Информатика Жамбаева А. К. , преподаватель
Ознакомление с Excel Для начала разберем что такое таблица: Таблица – метод представления текстовой или числовой информации в виде отдельных строк и столбцов содержащих однотипную информацию в одной строке или столбце. Основная задача – автоматические вычисления с данными в таблицах. Кроме того: хранение данных в табличном виде представление данных в виде диаграмм анализ данных составление прогнозов поиск оптимальных решений подготовка и печать отчетов Примеры: Microsoft Excel – файлы *. xls, *. xlsx Open. Office Calc – файлы *. ods – бесплатно
Ознакомление с Excel Чтобы переименовать лист дважды щелкните на его названии или выберите в контекстном меню команду переименовать. Чтобы создать новый лист нажмите на вкладку выделенную на рисунке или в контекстном меню выбрать пункт Вставка, также в контекстном меню можно задать цвет ярлычка.
Ввод данных Ввод данных в ячейку: Для начала выделите ячейку в которую хотите вставить текст или число нажатием курсора мыши или перемещая активное выделение клавишами со стрелками, далее вводите текст или число, для сохранения изменения нажмите на кнопку Enter или Tab. При нажатии на Enter выделение переместится на строку ниже, а при нажатии на Tab сместится в право. Если использовать клавишу TAB для ввода данных в нескольких ячейках строки, а затем нажать клавишу ВВОД в конце этой строки, курсор переместится к началу следующей строки. Для изменения уже набранного текста выделите нужную ячейку и нажмите на ней дважды ЛКМ или после выделения ячейки нажмите клавишу F 2 на клавиатуре, также содержимое можно вводить и редактировать в строке формул над таблицей.
Ввод данных В ячейке могут отобразиться знаки #####, если она содержит информацию, которая не помещается в ячейке. Чтобы увидеть их полностью, необходимо увеличить ширину столбца. Изменение ширины столбца: Вариант 1 1. Выберите ячейку, для которой необходимо изменить ширину столбца. 2. На вкладке Главная в группе Ячейки выберите команду Формат. 3. В меню Размер ячейки выполните одно из следующих действий. а)Чтобы весь текст поместился в ячейке, выберите команду Автоподбор ширины столбца. б)Чтобы увеличить ширину столбца, выберите команду Ширина колонки и введите нужное значение в поле Ширина колонки. Вариант 2 1. Наведите курсор мыши на границу столбцов в заголовке и выполните одно из действий: А) Перенесите границу в нужное место, при этом возникнет текстовая подсказка с размером столбца. Б) Сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши и столбец примет наиболее подходящий размер к содержимому. Вариант 3 В контекстном меню столбца выберите пункт ширина столбца и задайте размер.
Ввод данных По умолчанию текст не помещающийся в ячейку занимает соседние с ним справа ячейки. Используя перенос, можно отобразить внутри ячейки несколько строк текста. Для этого: 1. Выберите ячейку, в которой необходимо перенести текст. 2. На вкладке Главная в группе Выравнивание выберите команду Переносить по словам. Если текст состоит из одного слова, оно не переносится. Чтобы в данном случае текст уместился полностью, можно увеличить ширину столбца или уменьшить размер шрифта. Если после переноса виден не весь текст, возможно, потребуется изменить высоту строки. На вкладке Начальная страница в группе Ячейки выберите Формат, затем в группе Размер ячейки щелкните Автоподбор высоты. Размеры строк также как и столбцов можно изменять курсором мыши и вызвав контекстное меню выбрать пункт высота строки. Чтобы начать ввод данных с новой строки в ячейке без автоматических переносов, задайте разрыв строки, нажав клавиши ALT+ВВОД.
Маркер заполнения Часто при редактировании таблиц необходимо скопировать, вырезать, удалить текст или другую информацию, для этого можно воспользоваться теми же приемами, что и в Word , но в Excel имеется еще маркер заполнения, это — квадратик находящийся в углу активной ячейки служит для автоматического заполнения ячеек и облегчает работу с программой, далее по курсу вы все поймете, а сейчас рассмотрим основные его возможности: При выделенной одной ячейке взявшись за него и увеличив рамку мы скопируем значение этой ячейки в другие. При выделенных двух ячейках программа будет смотреть по их содержимому, если там число, то программа продолжит арифметическую прогрессию разности этих цифр, а если текст, но определенный текст например понедельник/вторник или январь/февраль, то программа самостоятельно добавит к первым двум среду, четверг и т. д. а ко вторым март, апрель и т. д. Таким образом можно с легкостью сделать таблицу умножения заполнив только четыре ячейки как показано на рисунке справа и перетащить маркер по горизонтали, потом по вертикали.
Форматы данных Программа автоматически определяет что введено в ячейку. В Excel используется 13 форматов данных, но определяют три главных вида: Число – если введена цифровая информация не содержащая букв за исключением денежных знаков, знака отрицательности числа, процента и градуса. Формула – инструкция в виде линейной записи, в которой кроме чисел могут использоваться адреса ячеек (даже с других листов), а также специальных слов-команд которые работают как функции, единственное что коренным образом задает что это формула знак равно в самом начале строки, итоговый формат может быть как числом так и текстом. Текст – это то что не входит в первые два определения и является набором букв и цифр. К тексту ещё относят дату и дополнительный формат с масками заполнения, – телефонный номер, почтовый индекс и т. п.
Форматы данных Числовой – любые числа в пределах 16 цифр, остальные округляются. Денежный – служит для вычислений с денежными суммами и их представления, при выборе валюты её сокращенное название будет автоматически появляться после цифр и нет необходимости набирать на клавиатуре, например 120 р. или 10 $. Финансовый – служит для вычисления соотношений различных сумм денег и не имеет отрицательных значений. Процентный – служит для вычисления дробных значений и автоматически выставляет знак процента например 0, 4 это 40%, а ½ это 50%. Дробный – число представляется в виде дроби с заданным делителем. Экспоненциальный – служит для обозначения очень больших значений, например 160000000000 это 16*10 20 Дата – обозначение даты в различных форматах включая дни недели. Например: 10. 06. 2003 г. или 17 мая 1999. Время – обозначение времени в различных видах. Например: 21: 45: 32 или 9: 45 PM. Текстовый – просто текст. Дополнительный – текст имеющий определенный шаблон написания. Например номер паспорта или номер телефона, почтовый индекс и т. п.
Форматы данных Чтобы задать формат данных в ячейке можно поступить следующим образом: На главной вкладке на панели «Число» выбрать из выпадающего списка нужный формат, либо нажать на одну из кнопок этой панели соответственно необходимому формату. Выбрать в контекстном меню команду Формат ячейки и задать формат вручную выбрав из списка слева, при этом появляются дополнительные опции, такие как количество знаков после запятой, форматы даты и времени и т. п.
Формулы Формула – вычисления, содержащие в себе числа, математические знаки, функции, имена ячеек из которых берется число для вычислений. Все формулы вводимые в таблицу должны начинаться со знака равно. Имя ячейки Каждая ячейка имеет собственное имя, например U 32 , здесь U – столбец ячейки, 32 – номер строки, имя активной ячейки пишется над таблицей левее строки формул, причем в MSOffice Excel 2010 ячейке можно назначить другое имя, которое можно потом использовать в формулах, просто необходимо ввести новое имя в это поле. На новые имена имеется ограничение — оно должно состоять только из заглавных латинских букв. Функции Для облегчения вычислений, в Excel имеются встроенные функции, такие, как вычисление корня, суммирование чисел необходимого блока ячеек и т. п. , для их добавления имеется специальная кнопка выделенная на рисунке.
Формулы Перед вводом формулы обязательно вставляйте знак равно! Для облегчения ввода в таблицу формул необходимо знать следующие приемы: Для ввода адреса необходимой ячейки можно просто щелкнуть на ней ЛКМ. Для вставки функций можно также воспользоваться кнопкой функции находящейся на «Главной вкладке» в панели «Редактирование» или в вкладке «Функции» выбрать нужную. Для многократного копирования функций можно воспользоваться маркером заполнения или копированием. При копировании адреса ячеек в формуле будут меняться соответственно ячейке в которую и копируется формула. Для задания неизменяющегося адреса ячейки при копировании любым способом нужно перед ним ставить знак $ например $H$45 – адрес неизменяемый как по столбцам, так и по строкам.
Формулы Список основных функций: СУММ(А 1: А 10; B 2) – суммирование столбца А и ячейки B 2. ОКРУКЛ(Число; Разряд) – Округление числа до указанного количества чисел за запятой, аналогичные Функции ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ. МАКС(А 1; В 1: В 10) — возвращает максимальное значение из списка. ЕСЛИ(Выражение; Значение) – возвращает «Значение» если «Выражение» верно. СРЗНАЧ(А 1; В 1) – возвращает среднеарифметическое значение. ВЫБОР(Индекс; Зн 1; Зн 2; …) – возвращает значение по номеру «Индекс» ГРАДУСЫ(Рад), РАДИАНЫ(Град) – обратные функции перевода радиан в градусы и обратно. Полный список функций можно увидеть нажав на кнопку «Вставить функцию» и в выпадающем списке выбрать пункт «Полный алфавитный перечень» .
Сортировка данных В электронных таблицах предусмотрена возможность сортировки данных по возрастанию или убыванию, а также сортировка по нескольким столбцам одновременно. Для сортировки одного столбца по возрастанию или убыванию достаточно выделить его и выбрать одну из команд на вкладке Данные: АЯ означает «по возрастанию» ЯА означает «по убыванию» Для сортировки по нескольким столбцам необходимо нажать кнопку Сортировка, после чего надо добавить необходимое количество столбцов (уровней) и задать порядок сортировки:
Сортировка данных Также как и сортировка бывает необходимо чтобы видны были только те ячейки которые в этот момент нужны, для этого применяются фильтры которые могут скрыть не нужные значения. Для добавления фильтра выделите необходимый столбец (или строку с заголовками) и нажмите на кнопку Фильтр в вкладке Данные. С помощью фильтра можно отделить числа больше или меньше заданного, отсортировать данные, скрыть или показать определенные данные.
Отображение данных на листе Для удобства работы с таблицей иногда необходимо чтобы заголовок или подписи данных оставались видны на экране, для этого необходимо выделить строку(столбец) ниже(правее) заголовка(подписей) и на вкладке «Вид» нажать кнопку «Закрепить области» . Для просмотра нескольких частей одного листа можно воспользоваться разделителями (линии спрятанные возле полос прокрутки) – они могут разделить документ на четыре части в каждой из которых отображается часть одного и того-же листа.
Диаграммы и графики служат для представления числовой информации в графическом виде. Диаграммы используют для сравнения однотипных данных, а графики для сравнения данных в течение времени или по итогам месяца или года. Для создания диаграммы или графика необходимо в начале создать таблицу с данными, которые необходимо отобразить графически, затем в вкладке вставка выбрать наиболее понравившуюся диаграмму.
Диаграммы Все внутренние элементы диаграммы могут быть перенастроены, включая тип диаграммы. Вот список изменяемых элементов: оси вертикальная и горизонтальная, линии сетки, фон, объемность фигур, заголовок, легенда. Каждый из элементов имеет свои параметры для настройки, это и шрифт, цвет фона, размерность, положение и прочее. С помощью настройки этих параметров можно сделать из деловой диаграммы очень даже красивую. Настройки всех элементов только после их выделения вызываются через контекстное меню.
Разметка страницы В Excel в отличии от Word изначально не отображаются границы листов, поэтому можно легко вылезти за пределы листа. Чтобы увидеть границы листов необходимо на вкладке «Вид» нажать кнопку «Разметка страницы» . Чтобы настроить ориентацию страниц, масштаб и размер страницы, поля на бумаге и порядок печати страниц воспользуемся командами на вкладке «Разметка страницы» . После применения настроек страниц в таблице будут отделены пунктиром ячейки разделенные по разным листам. Чтобы на печать выводилась только определенная часть листа – выделяем необходимую область и на вкладке «Разметка страницы» нажимаем «Область печати» – «Задать»
Условное форматирование (меню на главной вкладке) – замена/дополнение числовых значений графическими объектами. Варианты условного форматирования: 1. Гистограмма (на фоне цифр появляется диаграмма) 2. Цветовые схемы (значения подсвечиваются цветом) 3. Значки (цифры заменяются набором значков)
Чтобы пользоваться предварительным просмотром презентаций создайте себе аккаунт (учетную запись) Google и войдите в него: https://accounts.google.com
Подписи к слайдам:
Microsoft EXCEL . Основы работы с программой Автор: Чипиштанова Дарья Викторовна преподаватель первой квалификационной категории ГБПОУ «ЧГТК им. М.И. Щадова»
Excel -работа с ячейками и текстом Часть 1
Ячейки и их содержимое Ячейки – основные строительные блоки листа. Ячейки могут иметь разнообразное содержимое, например, текст, формулы или функции. Чтобы работать с ячейками, вам нужно знать как их выделять, вводить содержимое, удалять ячейки и их содержимое. Каждый прямоугольник на листе называется ячейкой. Ячейка – это пресечение строки и столбца.
Адрес ячейки У каждой ячейки есть имя или адрес ячейки, который образуется на основе имен столбца и строки, пресечением которых образована ячейка. Адрес выбранной ячейки показывается в поле Имя. Здесь вы можете увидеть, что выбрана ячейка C5 . Также вы можете одновременно выделить несколько ячеек. Группа ячеек называется диапазоном ячеек. Если вы ссылаетесь не на одну ячейку, а на диапазон, то используйте запись из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием. Например, диапазон ячеек, включающий ячейки A1, A2, A3, A4 и A5 будет записан как A1:A5.
Выделение ячеек Чтобы выбрать ячейку: Кликните по ячейке, чтобы выделить ее. Когда ячейка выделена, вы заметите, что границы ячейки отображаются жирным, а столбец и строка, образующие ячейку, выделены. Отпустите кнопку мыши. Ячейка останется выделенной до тех пор, пока вы не кликните мышью по другой ячейке на листе. Вы также можете перемещаться между ячейками и выделять их с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре.
Выделение ячеек Чтобы выбрать несколько ячеек: Зажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее, тащите курсор, пока не выделятся нужные ячейки. Отпустите кнопку мыши. Ячейки останутся выделенными, пока вы не кликните по другой ячейке на листе.
Содержимое ячейки Каждая ячейка может содержать свой собственный текст, форматирование, комментарии, формулы или функции. Текст. Ячейки могут содержать буквы, цифры и даты. Атрибуты форматирования. Ячейки могут содержать атрибуты форматирования, которые меняют способ отображения букв, цифр и дат. Например, даты могут быть отформатированы как ММ/ДД/ГГГГ или Месяц/Д/ГГГГ. Комментарии. Ячейки могут содержать комментарии от нескольких рецензентов. Формулы и функции. Ячейки могут содержать формулы и функции, которые вычисляют значения ячейки. Например, СУММ (ячейка 1, ячейка 2…) – это формула, которая суммирует значения нескольких ячеек.
Содержимое ячейки Чтобы ввести содержимое: Кликните по ячейке, чтобы выделить ее. Введите содержимое в выбранную ячейку с помощью клавиатуры. Оно появится в ячейке и строке формул. Вы также можете вносить и редактировать содержимое в строке формул. Чтобы удалить содержимое ячейки: Выделите нужную ячейку. Кликните по команде Очистить на ленте. Появится диалоговое окно. Выберите Очистить содержимое. Вы также можете использовать клавишу Backspace , чтобы удалить содержимое из одной ячейки или клавишу Delete для удаления содержимого из нескольких ячеек.
Скопировать и вставить содержимое ячеек Чтобы скопировать и вставить содержимое ячеек: Выделите ячейки, которые хотите скопировать. Кликните по команде Копировать. Граница выделенных ячеек примет другой вид. Выделите ячейку или ячейки, в которые хотите вставить содержимое. Кликните по команде Вставить. Скопированное содержимое будет вставлено в выделенные ячейки.
Вырезать и вставить содержимое ячейки Чтобы вырезать и вставить содержимое ячеек: Выделите ячейки, которые хотите вырезать. Кликните по команде Вырезать. Граница выделенных ячеек примет другой вид. Выделите ячейки, в которые вы хотите вставить содержимое. Кликните по команде Вставить. Вырезанное содержимое будет удалено из ячеек – источников и вставлено в выделенные ячейки.
Перемещение ячеек Чтобы переместить ячейки: Выделите ячейки, которые хотите переместить. Поместите курсор мыши на одну из внешних границ выделенных ячеек. Курсор из белого креста станет черным крестом с 4 стрелками. Нажмите левую кнопку мыши и тащите ячейки в новое место. Отпустите кнопку мыши и ячейки переместятся.
Маркер автозаполнения Чтобы использовать маркер заполнения для заполнения ячеек: Выделите ячейку или ячейки, содержимое которых вы хотите использовать. Вы можете заполнять ячейки содержимым, как по вертикали, так и по горизонтали. Наведите курсор мыши на маркер заполнения так, чтобы курсор из белого креста стал черным крестом Нажмите левую кнопку мыши и тащите маркер заполнения пока все ячейки, которые вы хотите заполнить не окажутся выделенными. Отпустите кнопку мыши, ваши ячейки будут заполнены.
Работа со строками, столбцами и ячейками По умолчанию, каждая строка и каждый столбец новой книги имеют одинаковую высоту и ширину. Excel позволяет вам изменять ширину столбцов и высоту строк разными способами. Чтобы изменить ширину столбца: Установите курсор на линию столбца в заголовке столбца так, чтобы курсор из белого креста стал двойной стрелкой. Нажмите левую кнопку мыши и тяните столбец вправо, чтобы увеличить его ширину, и влево, чтобы ее уменьшить. Отпустите кнопку мыши. Ширина столбца на листе будет изменена. Если отображаются знаки (#######) в ячейке, это означает что столбец не достаточно широк, чтобы отобразить содержимое ячейки. Просто увеличьте ширину столбца, чтобы отобразить содержимое ячейки.
Работа со строками, столбцами и ячейками Чтобы установить точное значение ширины столбца: Выделите столбцы, которые нужно изменить. Кликните по команде Формат на вкладке Главная. Появится выпадающее меню. Выберите Ширина столбца. Откроется диалоговое окно ширина столбца. Введите нужную ширину. Нажмите OK . Ширина каждого выделенного столбца на листе изменится.
Вставка строк и столбцов Чтобы вставить строки: Выделите строку, над которой вы хотите вставить новую. Кликните по команде Вставить на вкладке Главная. На листе появится новая строка. Чтобы вставить столбцы: Выделите столбец справа от которого вы хотите вставить новый. Например, чтобы вставить столбец между столбцами A и B, выделите столбец B. Кликните по команде Вставить на вкладке Главная.
Перенос текста Если ячейка содержит больше текста, чем может быть отображено, вы можете выбрать опцию Перенос текста в ячейке или объединить ячейку с пустыми соседними. Перенос текста заставляет текст отображаться в ячейке в несколько строк. Объединить ячейки соединяет соседние ячейки в одну. Чтобы установить Перенос текста: Выделите нужные ячейки. Выберите команду Перенос текста на вкладке Главная. Текст в выбранных ячейках будет отображаться в несколько строк.
Объединение ячеек Чтобы объединить ячейки с помощью команды «Объединить и поместить в центре»: Выделите объединяемые ячейки. Выберите команду Объединить и поместить в центре на вкладке Главная. Выделенные ячейки будут объединены, а текст помещен в центре. Если вы передумали объединять ячейки, просто еще раз кликните по команде Объединить и поместить в центре.
Форматирование текста Многие команды для форматирования текста можно найти в группах Шрифт, Выравнивание, Число, которые находятся на ленте. Команды группы Шрифт позволяют вам менять стиль, размер и цвет текста. Вы также можете использовать их для добавления границ и заполнения ячеек цветом. Команды группы Выравнивание позволяют задать отображение текста в ячейке как по вертикали, так и по горизонтали. Команды группы Число позволяют менять способ отображения чисел и дат.
Форматирование текста Чтобы изменить шрифт: Выделите нужные ячейки. Кликните по стрелке выпадающего меню команды шрифт на вкладке Главная. Появится выпадающее меню. Наводите курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста. Выберите нужный шрифт.
Форматирование текста Чтобы изменить размер шрифта: Выделите нужные ячейки. Кликните по стрелке выпадающего меню команды размер шрифта на вкладке Главная. Появится выпадающее меню. Наводите курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта. Выберите нужный размер шрифта. Также вы можете использовать команды Увеличить размер и Уменьшить размер для изменения размера шрифта.
Форматирование чисел и дат Одна из самых полезных функций Excel – это возможность форматировать числа и даты разными способами. Например, вам может понадобиться отобразить числа с десятичным разделителем, символом валюты или процента и т.д. Чтобы задать формат чисел и дат: Выделите нужные ячейки. Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Числовой формат на вкладке Главная. Выберите нужный формат. Для некоторых форматов, вы затем можете использовать команды Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность (находятся ниже), чтобы изменить количество отображаемых знаков после запятой.
Форматы ячеек Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда вы вводите в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий по его мнению формат числа. Например, если вы введете «1-5″, то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/5/2010″. Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке отобразится число «4.00». Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке число отобразится в виде «». Финансовый форматирует числа в вид сходный с Денежным форматом, но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков. Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2010 будет представлена как «8/8/2010″. Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2010″.
Форматы ячеек Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM». Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если вы введете в ячейку «0.75», то в ней отобразится «75.00%». Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если введете в ячейку «1/4″, то в ячейке отобразится «1/4″. Если вы введете в ячейку с форматом Общий «1/4″, то в ячейке отобразится «4-Jan». Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись. Например, если введете в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05″.Заметим: по умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число. Если вы не хотите такого формата, то используйте Числовой формат. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как вы это ввели. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст. Вы с легкостью можете настроить любой формат с помощью пункта Другие числовые форматы. Например, вы можете изменить знак доллара США на символ другой валюты, указать отображение запятых в числах, изменить количество отображаемых десятичных разрядов и т.д.
Excel - работа с числами Часть 2
Простые формулы Формула – это равенство, которое выполняет вычисления. Как калькулятор, Excel может вычислять формулы, содержащие сложение, вычитание, умножение и деление. Одной из самых полезных особенностей Excel является возможность производить вычисления с использованием адреса ячейки для представления значения в ней. Такой способ называется использованием ссылок на ячейки. Для максимального использования возможностей Excel важно понимать, как создавать простые формулы и использовать ссылки на ячейки. Создание простых формул Excel использует стандартные операторы для уравнений, такие как знак плюс для сложения (+), знак минус для вычитания (-), звездочка для умножения (*), a косая черта для деления (/), и знак вставки (^) для возведения в степень. Ключевым моментом, который следует помнить при создании формул в Excel , является то, что все формулы должны начинаться со знака равенства (=). Так происходит потому, что ячейка содержит или равна формуле и ее значению.
Простые формулы Чтобы создать простую формулу в Excel: Выделите ячейку, где должно появиться значение формулы (B4, например). Введите знак равно (=). Введите формулу, которую должен вычислить Excel . Например, «120 х 900″. Нажмите Enter . Формула будет вычислена и результат отобразится в ячейке. Результат формулы может не поместиться в ячейке, и вместо значения могут отображаться знаки (#######). Это означает, что столбец недостаточно широк для отображения содержимого ячейки. Просто увеличьте ширину столбца, чтобы отобразить содержимое ячейки.
Создание формул со ссылками на ячейки Когда формула содержит адрес ячейки, его называют ссылкой на ячейку. Создание формул со ссылками на ячейки является очень полезной штукой. Это дает вам возможность изменить данные на листе без необходимости переписывать значения в формулах. Чтобы создать формулу со ссылками на ячейки: Выделите ячейку, где должно появиться значение формулы (B3, например). Введите знак равно (=). Введите адрес ячейки, которая содержит первое число уравнения (B1, например). Введите нужный оператор. Например, знак плюс (+). Введите адрес ячейки, которая содержит второе число уравнения (в моей таблице это B2). Нажмите Enter . Формула будет вычислена и результат отобразится в ячейке. Если вы измените значение в ячейке B1 или B2, итог будет автоматически пересчитан.
Создание формул со ссылками на ячейки Более легкий и быстрый способ создания формул «Наведи и кликни» Выделите ячейку, где должно появиться значение (B3, например). Введите знак равно (=). Кликните по первой ячейке, которую нужно включить в формулу (B1, например). Введите нужный оператор. Например, знак деления (*). Кликните по следующей ячейке в формуле (B2, например). Нажмите Enter . Формула будет вычислена и результат отобразится в ячейке.
Чтобы изменить формулу: Кликните по ячейке, которую нужно изменить. Поместите курсор мыши в строку формул и отредактируйте формулу. Также вы можете просматривать и редактировать формулу прямо в ячейке, дважды щелкнув по ней мышью. Когда закончите, нажмите Enter на клавиатуре или нажмите на команду Ввод в строке формул. Если вы передумаете, используйте команду Отмена в строке формул, чтобы избежать внесения изменений в формулу. Создание формул со ссылками на ячейки
Математические операторы Операторы сравнения Операторы сравнения используются для сравнения двух значений. Результатом сравнения является логическое значение: либо ИСТИНА, либо ЛОЖЬ. Текстовый оператор конкатенации Текстовый оператор амперсанд (&) используется для объединения нескольких текстовых значений. Операторы ссылок Операторы ссылок используют для описания ссылок на диапазоны ячеек.
Создание формул с использованием мастера функций Функция - стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. Функции используют не только для непосредственных вычислений, но также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д. Для создания формул с функциями обычно используют группу Библиотека функций вкладки Формулы
Мастер функций Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу. Щелкните по кнопке нужной категории функций в группе Библиотека функций и выберите нужную функцию. В окне Аргументы функции в соответствующем поле (полях) введите аргументы функции. Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого поставьте курсор в соответствующее поле и на листе выделите необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть. Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. В качестве подсказки в окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов. В окне Аргументы функции нажмите кнопку ОК.
Относительные и абсолютные ссылки По умолчанию ссылки на ячейки в формулах относительные, то есть адрес ячейки определяется на основе расположения этой ячейки относительно ячейки с формулой. При копировании ячейки с формулой относительная ссылка автоматически изменяется. Именно возможность использования относительных ссылок и позволяет копировать формулы. В некоторых случаях использование относительных ссылок недопустимо. Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо использовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки имеет формат $A$1 , где $ - служебный символ, показывающий абсолютную ссылку. Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной, после указания ссылки на ячейку следует нажать клавишу F4 . Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. К заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить служебный символ $ . Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной. Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, т.е. при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет. А при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца. Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, т.е. при копировании ячейки с формулой влево или вправо ссылка изменяться не будет. А при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки.
Функция СУММ Простая сумма Для простейшего суммирования используют функцию СУММ. Синтаксис функции СУММ(А) , где А - список от 1 до 30 элементов, которые требуется суммировать. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются. Фактически данная функция заменяет непосредственное суммирование с использованием оператора сложения (+).
Функция СУММ Выборочная сумма Иногда необходимо суммировать не весь диапазон, а только ячейки, отвечающие некоторым условиям (критериям). В этом случае используют функцию СУММЕСЛИ. Синтаксис функции СУММЕСЛИ(А;В;С) , где А - диапазон вычисляемых ячеек. В - критерий в форме числа, выражения или текста, определяющего суммируемые ячейки; С - фактические ячейки для суммирования. В тех случаях, когда диапазон вычисляемых ячеек и диапазон фактических ячеек для суммирования совпадают, аргумент С можно не указывать. Можно суммировать значения, отвечающие заданному условию. Например, в таблице на рисунке суммированы только студенты по странам, при условии, что число студентов от страны превышает 200.
Умножение Для умножения используют функцию ПРОИЗВЕД. Синтаксис функции ПРОИЗВЕД(А) , где А - список от 1 до 30 элементов, которые требуется перемножить. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются. Фактически данная функция заменяет непосредственное умножение с использованием оператора умножения (*). Так же как и при использовании функции СУММ, при использовании функции ПРОИЗВЕД добавление ячеек в диапазон перемножения автоматически изменяет запись диапазона в формуле. Например, если в таблицу вставить строку, то в формуле будет указан новый диапазон перемножения. Аналогично формула будет изменяться и при уменьшении диапазона.
Округление Округление чисел особенно часто требуется при денежных расчетах. Например, цену товара в рублях, как правило, нельзя устанавливать с точностью более двух знаков после запятой. Если же в результате вычислений получается большее число десятичных разрядов, требуется округление. В противном случае накапливание тысячных и десятитысячных долей рубля приведет в итоге к ошибкам в вычислениях. Для округления чисел можно использовать целую группу функций. Наиболее часто используют функции ОКРУГЛ, ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ. Синтаксис функции ОКРУГЛ(А;В) , где А - округляемое число; В - число знаков после запятой (десятичных разрядов), до которого округляется число. Синтаксис функций ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ точно такой же, что и у функции ОКРУГЛ. Функция ОКРУГЛ при округлении отбрасывает цифры меньшие 5, а цифры большие 5 округляет до следующего разряда. Функция ОКРУГЛВВЕРХ при округлении любые цифры округляет до следующего разряда. Функция ОКРУГЛВНИЗ при округлении отбрасывает любые цифры.
Возведение в степень, извлечение корня Для возведения в степень используют функцию СТЕПЕНЬ. Синтаксис функции СТЕПЕНЬ(А;В) , где А - число, возводимое в степень; В - показатель степени, в которую возводится число. Отрицательные числа можно возводить только в степень, значение которой является целым числом. В остальном ограничений на возведение в степень нет. Для извлечения квадратного корня можно использовать функцию КОРЕНЬ. Синтаксис функции КОРЕНЬ(А) , где А - число, из которого извлекают квадратный корень. Нельзя извлекать корень из отрицательных чисел.
Тригонометрические вычисления В Microsoft Excel можно выполнять как прямые, так и обратные тригонометрические вычисления, то есть, зная значение угла, находить значения тригонометрических функций или, зная значение функции, находить значение угла. Синтаксис всех прямых тригонометрических функций одинаков. Например, синтаксис функции SIN(А) , где А - угол в радианах, для которого определяется синус. Точно так же одинаков и синтаксис всех обратных тригонометрических функций. Например, синтаксис функции АSIN АSIN(А) , где А - число, равное синусу определяемого угла. Следует обратить внимание, что все тригонометрические вычисления производятся для углов, измеряемых в радианах. Для перевода в более привычные градусы следует использовать функции преобразования (ГРАДУСЫ, РАДИАНЫ) или самостоятельно переводить значения используя функцию ПИ() .
Статистические функции. Расчет средних значений В самом простом случае для расчета среднего арифметического значения используют функцию СРЗНАЧ. Синтаксис функции СРЗНАЧ(А) , где А - список от 1 до 30 элементов, среднее значение которых требуется найти. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются.
Нахождение крайних значений Для нахождения крайних (наибольшего или наименьшего) значений в диапазоне данных используют функции МАКС и МИН. Синтаксис функций: МАКС(А) , МИН(А) где А - список от 1 до 30 элементов, среди которых требуется найти наибольшее значение. Элемент может быть ячейкой, диапазоном ячеек, числом или формулой. Ссылки на пустые ячейки, текстовые или логические значения игнорируются. Функции МАКС и МИН только определяют крайние значения, но не показывают, в какой ячейке эти значения находятся.
Условные вычисления Часто выбор формулы для вычислений зависит от каких-либо условий. Например, при расчете торговой скидки могут использоваться различные формулы в зависимости от размера покупки. Для выполнения таких вычислений используется функция ЕСЛИ, в которой в качестве аргументов значений вставляются соответствующие формулы. Например, в таблице на рисунке при расчете стоимости товара цена зависит от объема партии товара. При объеме партии более 30 цена понижается на 10%. Следовательно, при выполнении условия используется формула B*C*0,9 , а при невыполнении условия - B*C .
Ошибки в формулах
Excel – Сортировка данных, фильтрация данных, условное форматирование Часть 3
Сортировка данных Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке. Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки. Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки. Поскольку при сортировке Microsoft Excel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется. При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов. Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы. Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.
Сортировка по значениям одного столбца Простейшая сортировка производится по данным одного столбца. Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки. Название команды в меню зависит от типа сортируемых данных (числа, текст или календарные данные). Для сортировки можно также использовать кнопки группы Сортировка и фильтр вкладки Данные
Сортировка по нескольким столбцам Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями. Например, если взять столбцы "Отдел" и "Сотрудник", сначала можно отсортировать строки по столбцу "Отдел" (для группировки всех сотрудников одного отдела), а затем по имени (для расположения имен сотрудников в каждом отделе в алфавитном порядке). Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам. Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Настраиваемая сортировка или нажмите кнопку Сортировка группы Сортировка и фильтр вкладки Данные. В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок). В окне Сортировка нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов. После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК
Отбор данных Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.
Установка фильтра Фильтры можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются. Выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры. Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков Для удаления фильтров выделите одну любую ячейку в диапазоне, для которого устанавливаются фильтры, нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите команду Фильтр или нажмите кнопку Фильтр группы Сортировка и фильтр вкладки Данные Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении "таблицы" и автоматически удаляются при преобразовании "таблицы" в обычный диапазон.
Работа с фильтром Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка. В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице.
Отбор по условию Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию. Условие можно применять для числовых значений. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр. Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.
Условное форматирование Условное форматирование – это наложение определенного формата на ячейку при выполнении заданного условия. Такое форматирование удобно и наглядно, например, для анализа большого массива данных. Для задания условного форматирования надо выделить блок ячеек и выбрать Главная → Стили → Условное форматирование. В открывшемся меню для задания определенного правила выделения ячеек можно выбрать пункты Правила выделения ячеек или Правила отбора первых и последних значений и задать необходимые условия. Либо создать свое правило отбора ячеек, использовав пункт Создать правило.
Выделение значений С помощью условного форматирования можно выделить значения, отвечающие какому либо условию (больше, меньше, между, равно и др.). Выделите ячейку или диапазон ячеек. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила выделения ячеек, а затем в подчиненном меню выберите условие Настройте параметры условия и выберите способ выделения Название и содержание окна настройки параметров условия зависит от выбранного условия. Например, при выборе условия Между можно указать минимальное и максимальное значения, а также выбрать способ выделения. При выборе условия Дата можно выбрать отношение выделяемых ячеек к сегодняшней дате (Вчера, Сегодня, Завтра, За последние 7 дней и т.д.) и выбрать способ выделения
Выделение крайних значений С помощью условного форматирования можно выделить максимальные или минимальные значения. Выделите ячейку или диапазон ячеек. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Правила отбора первых и последних значений, а затем в подчиненном меню выберите принцип отбора
Форматирование с использованием гистограммы Гистограммы помогают рассмотреть значение в ячейке относительно других ячеек. Длина гистограммы соответствует значению в ячейке. Чем она длиннее - тем выше значение. Выделите диапазон ячеек. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Гистограммы, а затем в подчиненном выберите цветовое оформление. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.
Форматирование с использованием трехцветной шкалы Цветовые шкалы помогают понять распределение и разброс данных. Трехцветная шкала помогает сравнить диапазон ячеек путем использования градации трех цветов. Уровень яркости цвета соответствует высоким, средним или низким значениям. Например, в красно-желто-зеленой шкале можно указать, что ячейки с высокими значениями будут зелеными, ячейки со средним значением будут желтыми, а ячейки с низкими значениями будут красными. Выделите диапазон ячеек. Щелкните по кнопке Условное форматирование группы Стили вкладки Главная, в галерее выберите команду Цветовые шкалы, а затем в подчиненном выберите цветовую схему. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант оформления срабатывает функция предпросмотра, и фрагмента листа отображается с указанным оформлением.
Создание и оформление "Таблиц" О таблицах Данные, организованные на листе, можно оформить как "Таблицу". При создании таблицы можно анализировать ее данные и управлять ими независимо от данных за пределами таблицы. На листе можно создать любое количество таблиц. Таблица может использоваться для быстрой сортировки, отбора, суммирования или публикации данных, содержащихся в ней. С другой стороны, наличие таблицы на листе и в книге создает и некоторые проблемы. Так, например, таблицу нельзя структурировать. Нельзя использовать и автоматическое подведение итогов. Создание таблицы Таблица обычно создается на основе имеющихся на листе данных. Выделите любую ячейку в диапазоне данных. Нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили вкладки Главная и выберите стиль оформления В поле окна Форматирование таблицы будет автоматически указан диапазон данных, который преобразуется в таблицу. При необходимости можно очистить поле и на листе выделить другой диапазон ячеек с данными, которые оформляются в виде таблицы. Нажмите кнопку ОК. В результате будет создана таблица. В каждый столбец автоматически добавляется значок автофильтра. Автоматически будет отображена контекстная вкладка Работа с таблицами/Конструктор
Excel - работа с диаграммами Часть 4
О диаграммах Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах. Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм. Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе. Диаграмму можно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице. Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе. В Excel можно создавать различные диаграммы. Всего существует 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеет еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании. Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма. В Microsoft Excel 2010 появилась возможность создания и использования микродиаграмм - инфокривых. Инфокривые - это небольшие диаграммы в ячейках листа, визуально представляющие данные. Занимая мало места, инфокривая позволяет продемонстрировать тенденцию в смежных с ней данных в понятном и компактном графическом виде. Инфокривую рекомендуется располагать в ячейке, смежной с используемыми ею данными. С помощью инфокривых можно показывать тенденции в рядах значений (например, сезонные повышения и спады или экономические циклы) и выделять максимальные и минимальные значения. Можно быстро увидеть связь между инфокривой и используемыми ею данными, а при изменении данных мгновенно увидеть соответствующие изменения на инфокривой. Помимо создания простой инфокривой на основе данных в строке или столбце, можно одновременно создавать несколько инфокривых, выбирая несколько ячеек с соответствующими данными. В отличие от диаграмм на листе Excel , инфокривые не являются объектами: фактически, инфокривая - это картинка, являющаяся фоном ячейки
Создание диаграммы Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать. Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам. Не обязательно столбцы (строки) данных должны быть смежными, но несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При создании гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с областями, лепестковой диаграммы, круговой диаграммы можно использовать от одного до нескольких столбцов (строк) данных. При создании диаграммы типа "Поверхность" должно быть два столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий. При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий. Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны иметь существенно различную величину. Выделите фрагмент таблицы, для которого создается диаграмма. На вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкните по кнопке с нужным типом диаграмм и в галерее выберите конкретный вид диаграммы На листе будет создана диаграмма выбранного вида Для создания диаграммы стандартного типа достаточно выделить фрагмент листа и нажать клавишу F11 . Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete .
Выделение диаграммы Все действия выполняются с выделенной диаграммой или с ее выделенными элементами. Для выделения диаграммы следует щелкнуть мышью в любом месте области диаграммы. Признаком выделения являются рамка диаграммы. На рамке имеются маркеры, расположенные по углам и сторонам рамки. Для выделения какого-либо элемента диаграммы следует щелкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются рамка и маркеры элемента. Линейные элементы (оси, линии тренда и т.п.) рамки не имеют. Количество маркеров может быть различным для разных элементов диаграмм. Одновременно может быть выделен только один элемент диаграммы. При выделении элемента появляется всплывающая подсказка с его названием. Для выделения отдельных элементов диаграммы можно также использовать раскрывающийся список Элементы диаграммы группы Текущий фрагмент контекстной вкладки Работа с диаграммами/Макет
Замена источника данных После создания диаграммы можно изменить диапазон данных, представленных на диаграмме. В группе Диапазон вкладки Работа с диаграммами/Конструктор нажмите кнопку Выбрать данные. В окне Выбор источника данных очистите поле Диапазон данных для диаграммы, а затем выделите на листе новый диапазон данных В тех случаях, когда диаграмма расположена на листе с данными, изменить диапазон источника данных можно перетаскиванием маркеров диапазонов данных. Маркеры диапазонов отображаются на листе при выделении диаграммы. Как правило, выделяются три диапазона: в зеленой рамке - названия рядов диаграммы, в сиреневой рамке - названия категорий, в синей рамке - значения рядов данных.
Изменение вида диаграммы Выбор макета диаграммы Макет диаграммы определяет наличие и расположение элементов диаграммы. В группе Макеты диаграмм вкладки Работа с диаграммами/Конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи макетов. Выберите требуемый вариант Добавление и удаление элементов диаграммы Независимо от выбранного макета диаграммы можно добавлять и удалять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/Макет
Оформление диаграммы Выбор стиля оформления Стиль оформления диаграммы определяет, в первую очередь, цвета элементов диаграммы. В группе Стили диаграмм вкладки Работа с диаграммами/Конструктор щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи стилей. Выберите требуемый вариант Средства оформления Независимо от выбранного стиля диаграммы можно оформлять ее отдельные элементы. Для этого используют элементы вкладки Работа с диаграммами/Формат Выбор стиля оформления элемента Стиль оформления элемента определяет цвет и эффекты заливки элемента, параметры линии контура и эффекты, примененные при оформлении элемента. Выделите элемент диаграммы. В группе Стили фигур вкладки Работа с диаграммами/Формат щелкните по кнопке Дополнительные параметры галереи стилей. Выберите требуемый вариант
Инфокривые Обычно инфокривая создается на основе непрерывного ряда значений ячеек одной строки или одного столбца. Выделите ячейку правее (ниже) диапазона, для которого создается инфокривая. В группе Инфокривые вкладки Вставка нажмите кнопку с требуемым типом создаваемой инфокривой Поставьте курсор в поле Диапазон данных окна Создание инфокривых и на листе выделите ячейки, для которых создается инфокривая. Нажмите кнопку ОК. Для работы с инфокривыми используют контекстную вкладку Работа с инфокривыми /Конструктор, которая обычно автоматически появляется при выделении ячейки, в которой находится инфокривая
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Возможности MS Excel Основные назначения табличного редактора Excel – это обработка числовых данных. Различные вычисления в Excel осуществляются с помощью формул.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Excel позволяет представить информацию в табличном виде, производить различного рода расчеты, осуществлять перерасчеты на основе изменившихся данных, вести статистику, отслеживать динамику изменения различных показателей с помощью построения графиков и диаграмм. Возможности MS Excel
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Стандартное окно Excel Строка меню Панели инструментов Ярлыки листов Активная ячейка Строка формул
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Основные понятия Книга – состоит из нескольких листов.Книга – состоит из нескольких листов. Столбец – состоит из ячеек, расположенных по вертикали.Столбец – состоит из ячеек, расположенных по вертикали. Строка – состоит из ячеек, расположенных по горизонтали.Строка – состоит из ячеек, расположенных по горизонтали. Ячейка – элементарная единица хранения информации в табличном редакторе.Ячейка – элементарная единица хранения информации в табличном редакторе.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Ввод данных Для ввода данных в ячейку – выделите ячейку, наберите данные на клавиатуре и нажмите клавишу Enter.Для ввода данных в ячейку – выделите ячейку, наберите данные на клавиатуре и нажмите клавишу Enter. Для редактирования данных дважды щёлкните левой кнопкой мыши по редактируемой ячейке или нажмите клавишу F2. После редактирования нажмите клавишу Enter.Для редактирования данных дважды щёлкните левой кнопкой мыши по редактируемой ячейке или нажмите клавишу F2. После редактирования нажмите клавишу Enter. Если текст не помещается в ячейке, то для подбора ширины ячейки установите указатель на правой границе заголовка столбца и дважды щёлкните левой кнопкой мыши.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Автозаполнение ячеек Автозаполнение ячеек одинаковыми данными из одной ячейки. У каждой активной ячейки существует маркер заполнения, это маленький черный квадратик в правом нижнем углу. Автозаполнение производится следующим образом: Сделайте активной ячейку, данные которой нужно скопировать. Наведите указатель мыши на маркер заполнения ячейки, чтобы указатель принял вид +. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместите указатель мыши через нужные ячейки вдоль столбца или строки. Отпустите кнопку мыши. Соседние ячейки заполнятся теми же данными, что и первая ячейка. На рисунке происходит Автозаполнение вниз на соседние ячейки столбца. Аналогично производится Автозаполнение на соседние ячейки строк. Маркер заполнения
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Особенности ввода формул С помощью формул производятся арифметические операции с числами и ячейками, содержащими числа. Ввод формулы в активную ячейку обязательно начинается со знака = и заканчивается нажатием клавиши «Enter». В формулах используются знаки арифметических операций: + - сложение; + - сложение; - вычитание; - вычитание; * - умножение; / - деление; () – левые и правые круглые скобки. В формулах при вводе адресов ячеек нужно использовать только буквы латинского алфавита.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Использование функций. Для вычисления значений, вводимых в ячейки, можно использовать функции. Функция позволяет выполнить соответствующие ей действия (по заданному алгоритму, формуле для вычислений) над группой указанных в качестве ее аргументов значений. Например, широко используется функция для вычисления суммы (СУММ (аргументы)). Если функция вычисляется для значений нескольких аргументов, то они перечисляются через разделитель – точку с запятой «;». Если функция вычисляется для значений аргументов конкретного диапазона, то они перечисляются через разделитель – двоеточие «:».
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Как вставить формулу с помощью Мастера функций? Нажмите кнопку на панели инструментов Стандартная. На экране появится первый диалог Мастера функций для выбора функций. В списке Категория выберите нужную группу функций – Математические. В списке Функция появятся функции выбранной группы.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Как вставить формулу с помощью Мастера функций?
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Абсолютные и относительные адреса ячеек Во многих расчетах необходимо зафиксировать какой-либо адрес ячейки в формуле, т.е. сделать так, чтобы он не изменялся при копировании. Адреса ячеек в формуле, которые не изменяются при копировании формул, называются абсолютными адресами. Адреса ячеек в формуле, которые не изменяются при копировании формул, называются абсолютными адресами. Чтобы адрес в ячейке сделать абсолютным, необходимо в адрес ячейки поставить два знака $: первый – перед буквой, чтобы не изменялся столбец, второй – перед цифрой, чтобы не изменялся номер строки $А$1, $F$10, $Н$4, и т.п. Знаки $ можно ставить вручную, а можно поставить курсор в формуле в режиме редактирования в нужный адрес и нажать клавишу F4. Знаки $ можно ставить вручную, а можно поставить курсор в формуле в режиме редактирования в нужный адрес и нажать клавишу F4.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" МОУ "БСОШ 2" Относительная адресация Адресация по методу «левее», «правее», «ниже» и т.п., которая не требует абсолютного указания и входит в формулу, называется относительной адресацией. На рисунке в ячейку С3 была введена формула =А2*$В$1, затем формула была скопирована в ячейку D4. В результате копирования относительный адрес ячейки А2 изменился на В3, а абсолютный адрес В1 остался без изменений.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Диаграммы Диаграмма – это графический способ представления данных. Перед построением диаграммы нужные данные должны быть введены в ячейки рабочего листа.
1-й шаг. Тип диаграммы Мастер диаграмм, которая находится на Панели Инструментов Стандартная Выберите категорию диаграммы. Для этого выберите вкладку Стандартная или Нестандартная, и нажмите на левую клавишу мыши. В левом поле выберите тип диаграммы. В правом поле выберите вид диаграммы.
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" На вкладке Диапазон данных при необходимости уточните, из каких ячеек нужно брать данные для построения диаграммы. Для этого: установите указатель мыши на кнопку, находящуюся справа от поля Диапазон; установите указатель мыши на кнопку, находящуюся справа от поля Диапазон; на рабочем листе выделите прямоугольный диапазон ячеек; на рабочем листе выделите прямоугольный диапазон ячеек; переместите указатель мыши на кнопку, находящуюся справа от поля Диапазон; переместите указатель мыши на кнопку, находящуюся справа от поля Диапазон; 2-й шаг. Источник данных диаграммы
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" 3-й шаг. Параметры диаграммы. Заполните поля (если это нужно) на вкладках третьего шага Мастера диаграмм.
4-й шаг: Размещение диаграммы. Выберите положение диаграммы: на Имеющемся листе на Имеющемся листе на Отдельном листе на Отдельном листе Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2"
Боброва Т.А., учитель информатики МОУ "БСОШ 2" Ты закончил изучать? Начинай же применять!
