УРОК №1
Тема. Понятие о базах данных и системы управления базами данных (СУБД). Характеристика СУБД MS Access. Типы данных и свойства полей.
База данных (БД) – это систематизированное хранилище информации определённой предметной области, к которому могут иметь доступ различные пользователи для решения своих задач. Предметной областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.
Основным назначением БД является быстрый поиск содержащейся в них информации.
Базы данных бывают фактографические и документальные . Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (например, Автор, название, год издания). В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная. Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.
Сама по себе БД содержит только информацию и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание базы данных осуществляет система управления базой данных.
Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение, позволяющее создавать БД, обновлять хранимую в ней информацию и обеспечивающее удобный доступ к ней с целью просмотра и поиска.
Требования к СУБД:
Возможность манипулирования данными;
Возможность поиска и формирование запросов;
Обеспечение целостности (согласованности) данных;
Обеспечение защиты и секретность.
Основные возможности СУБД:
Обновление, пополнение и расширение БД;
Высокая надежность хранения информации;
Вывод полной и достоверной информации на запросы;
Средства защиты информации в БД.
Существуют такие СУБД как Microsoft Access, FoxPro, Paradox, Oracle, Sybase, dBase. Наиболее популярной СУБД является Access, представляющая собой простое, но мощное средство обработки и хранения данных.
Основные объекты СУБД MS ACCESS
| Объект | Описание |
| Таблицы | Содержат данные в виде двумерной таблицы. Таблицы – основа БД, от них зависят все другие объекты. |
| Запросы | Создаются для поиска и отбора данных из таблицы, удовлетворяющих определенным условиям. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. |
| Формы | Применяются для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Форма также позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. |
| Отчеты | Отображают определенным образом и печатают данные из таблицы или запроса. В отчете данные не редактируются. |
| Страницы | Представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначены для работы с БД через локальную или глобальную сеть. |
| Макросы | Специальные команды для автоматизации работы с БД. |
| Модули | Программы на языке VBA для выполнения более сложных операций, которые не могут выполнить макросы. |
Запись БД – это строка таблицы, конкретная реализация (значение) понятия предметной области.
Поле БД – это столбец в таблице данных, свойство (атрибут) данного понятия предметной области.
Ключевое поле БД – поле, которое однозначно определяет (идентифицирует) запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.
Для каждого поля задается тип данных , которые могут находиться в нем:
текстовый – может содержать строку символов длиной до 255 символов;
поле МЕМО – текстовое поле, используемое для ввода больших текстов, состоящих из нескольких строк (до 65 535 символов);
числовой – число любого типа (целое, вещественное и т.д.). Свойство – размер (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой, число десятичных знаков);
дата/время – содержит дату и время в диапазоне от 100 до 9999 года;
денежный – применяется для значений валют. Предотвращает округления при проведении вычислений. Может иметь до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной;
счетчик – обеспечивает автоматическую вставку последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Гарантируется, что значения счетчика не будут повторяться;
логический – содержит только одно из двух значений: «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл»;
поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д. Для отображения объекта OLE на форме или в отчёте необходимо использовать присоединённую рамку объекта;
мастер подстановок – этот режим не является самостоятельным типом. Его выбор запускает мастер, который позволяет создать список или назначить таблицу или запрос, из которого можно будет выбирать значения для поля. Тип данных устанавливается по значениям, выбранным в процессе работы мастера.
Все типы полей (кроме счетчика) имеют следующие свойства :
размер поля – задает максимальное число символов для ввода в данное поле. Для текстового поля это максимальное число символов (до 255). При выборе размера надо учитывать, что в поле размером 20 символов нельзя будет ввести текст длиной 30 символов. С другой стороны, установка слишком большой длины может привести к бесполезному увеличению размера файла базы данных, если значения, хранимые в поле будут существенно меньше его установленной длины. Для числовых полей размер выбирается из списка возможных числовых типов данных;
новые значения – определяет способ изменения значения счетчика при добавлении новых записей;
формат поля – определяет, как должно отображаться содержимое поля, например, для типа Дата/Время можно выбрать представление даты вида 30 июня 1999 г. или 6/30/99;
число десятичных знаков определяет количество цифр после десятичной точки для дробных чисел. Это значение влияет только на вид представления числовых величин, а не их способ хранения в памяти;
маска ввода – позволяет задать шаблон для ввода, который дает некоторую гарантию правильности ввода данных, она применяется для полей типа Дата/Время и текстовых. Маска ввода выводит на экран символы – местозаменители, показывает, сколько символов нужно ввести, включает разделительные символы (дефис, скобки). Например, для даты маска ввода может выглядеть так: --.--.--. Данная маска кодируется набором символов 99/99/00. Заполнитель 9 означает, что разрешается вводить только цифры, причём её ввод не является обязательным, заполнитель 0 требует обязательного ввода цифры. При выборе свойства Маска ввода справа появляется кнопка, по которой запускается мастер, помогающий создать маску. Например, шифр студента образован из двузначного номера факультета, трехзначного номера студента и последних 2 цифр года поступления: 00-000-«01»;0; #. «01» - значение, стоящее в кавычках добавляется в поле автоматически; 0 – символы маски сохраняются в таблице вместе с введенными символами (иначе 1); # – указывает какой знак должен стоять на месте вводимых символов. При вводе данных пользователь увидит следующую маску: ## –### ––01;
подпись используется в качестве заголовка столбца в режиме таблицы;
значение по умолчанию позволяет автоматически вводить в поле какое–либо значение;
условие на значение – определяет область или диапазон значение данных вводимых в поле;
сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводимого на экран, если введенные данные нарушают условие на значение;
обязательное поле – имеет два значения Да и Нет. Если установить значение Да, Ассеss потребует обязательного ввода какого-либо значения в данное поле.;
пустые строки – определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк;
индексированное поле – определяет, будет или нет проводиться индексация по данному полю. Индексация состоит в создании списка номеров записей, упорядоченных в соответствии со значениями поля. Наличие индекса ускоряет операции поиска и сортировки, но требует дополнительного места на диске.
Работа с СУБД MS Access
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.
Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access
Работа с таблицами
Создание таблицы в режиме конструктора:
1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме
Рисунок 6.1 Вид в режиме таблицы
При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.
Access - это элементы, что хранят информацию и используются для автоматизации действий с ней.
Основные объекты БД Access
Перечислим основные объекты.
- Таблицы - главные элементы БД, без которых она не может существовать. Именно в них содержатся данные.
- Формы представляют собой интерфейсное отображение таблиц, это окна, в которых работают пользователи БД.
- Запросы используются для получения данных, записи и изменения информации и удаления существующих элементов таблиц.
- Отчеты предоставляют данные в необходимых пользователям виде и структуре с подведением итогов и сбором статистики.
- Макросы - это программные единицы БД. Их задача - выполнение необходимых действий при наступлении определенных событий.
- Модули - объекты базы Access. Они реагируют на изменения, происходящие в БД, или выполняют независимые задачи.
Таблицы
Таблицы баз данных представляют собой базовые элементы, в которых хранится информация. В реляционных БД таблицы называют отношениями. Они состоят из строк и столбцов. Строки называют записями, в каждой из них содержится информация, касающаяся одного элемента. В столбцах содержатся параметры таблицы. Столбцы носят название полей БД.
Разработка базы данных начинается с создания таблиц. Для нее указываются атрибуты - свойства, определяющие поведение. Для базового объекта в Access - «Таблицы» - в режиме конструктора в правой части экрана определяются свойства таблицы. Здесь устанавливаются основные и подчиненные поля, ориентация и режим по умолчанию, определяется описание и т. д.
В нижней части экрана задаются свойства для каждого из полей. Набор параметров меняется в зависимости от Здесь задаются общие свойства столбца и указывается подстановка для полей числового или текстового типов: список либо поле со списком. Параметры для подстановки тоже указываются здесь: источник данных, заголовок, формат, доступность изменений и т. д.
Между таблицами существуют связи, определяемые ключами - полями одного отношения, на которые ссылаются значения другого. Ключи - это столбцы с уникальными значениями в них для однозначного определения записи.
Формы
Формы - объекты в Access, которые используются для удобства работы пользователей. Табличное отображение информации не всегда удобно и наглядно, поэтому создают формы, позволяющие вводить и изменять данные.
На форме размещают элементы управления: кнопки, выпадающие списки, текстовые поля, флажки, вложения, рисунки и прочие. Инструменты на панели элементов управления позволяют вносить эмблему компании, дату и время, заголовок. Разрабатывать форму можно в режиме «Конструктора», режиме «Макета» и, собственно, в режиме «Формы».
В структуре таблицы клиентов на рисунке выше мы видим 7 полей: «Код», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Дата рождения», «Пол» и «Возраст». Но поле «Код» - техническое, не подлежит изменению и не нужно для демонстрации пользователю базы. Поэтому его удаляют из формы, оставляя только те поля, значения в которых нужно добавлять или менять.
Свойства формы и каждого из отображаемых полей - объектов формы Access - размещены справа. Здесь задают, как выглядит окно редактирования данных (вкладка «Макет»), откуда брать данные для отображения (вкладка «Данные»), какие действия выполнять при наступлении отдельных событий (вкладка «События») и другие свойства.
Запросы
Запросы служат для различных манипуляций с данными в Access. Наиболее популярны запросы на выборку данных. Они дают возможность получить значения полей из таблиц, отвечающих заданным условиям, и вывести их в необходимом виде с необходимой сортировкой и группировкой строк.
Эти объекты в Access создаются с помощью «Конструктора». Разработчик отбирает нужные для просмотра поля, сортировку и указывает условия отбора записей. Свойства запроса отображаются в окне справа. Здесь определяется внешний вид результатов выборки и такие параметры, как блокировка записей при выполнении запроса, фильтр при загрузке, источник данных, время ожидания отклика и прочее.
Используются также запросы на добавление и изменение существующих записей, равно как и удаление строк, соответствующих заданным условиям.
Отчеты
Отчеты - объекты в Access, необходимые для вывода информации из таблиц в печатные формы. Отчетные формы создаются мастером либо в режиме «Конструктора». Для этого выбирается источник данных для формирования печатной формы. Поля в отчете можно группировать и сортировать, выводить итоги.
Также возможно создание бланков договоров и соглашений с использованием заранее созданного шаблона документа. В готовый бланк вставляются поля таблиц, добавляются нужные элементы страницы: номер, колонтитулы, заголовок, эмблема и прочее.
Свойства отчета указываются в окне справа. Там же задаются свойства отдельных объектов печатной формы: заголовков, элементов управления, области данных и т. д.
Так выглядит готовый отчет по шаблону:
Макросы
Еще один из основных объектов Access - макросы. Они представляют собой последовательность действий, которые нужно выполнить при наступлении определенного события. Макросы создаются с помощью «Конструктора» и предусмотренных системой макрокоманд различного назначения.
Макрокоманды предназначены для импорта и экспорта данных, работы с другими объектами БД, установки фильтров и обработки записей таблицы и т. д. В качестве примера ниже показано добавление простого макроса, который запускается при нажатии на кнопку «Отмена» формы «Клиенты». Его задача состоит в том, чтобы просто закрыть форму, не сохраняя введенную в нее информацию.
Модули
Модули - объекты в Access, которые представляют собой процедуры и функции, использующиеся для реакции на события в базе или для вычислений. Они разрабатываются с помощью кода VBA - Visual Basic for Application. Это специальный язык для написания кода в программах Microsoft Office - Access, Word и Excel.
Для формы клиентов сделаем поле «Возраст» вычисляемым. Для этого в режиме «Конструктора» формы выделим необходимое поле и выберем в окне свойств на вкладке «События» процедуру обработки события «Получение фокуса».
Напишем модуль обработки:
Private Sub Возраст_GotFocus()
Возраст.Value = DateDiff("yyyy", [Дата рождения], Date)
Теперь при переходе между записями и фокусе на поле «Возраст» значение этого поля рассчитывается автоматически.
Следует понимать, что не является объектом Access, например, ключ таблицы, несмотря на то, что он используется для хранения информации. Ключ - часть таблицы, а не самостоятельный элемент базы данных.
Приведенная в статье информация поможет понять, что такое объекты баз данных, какими свойствами они обладают и какие функции выполняют.
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица . Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос . Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма. Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
4. Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис.6.3.
Рисунок 6.3. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access
Работа с таблицами
Создание таблицы в режиме конструктора:
1. щёлкнуть по значку Создание таблицы в режиме
 |
конструктора. Откроется окно Конструктора.
2. Заполнить имена полей, (перемещаясь по ячейкам с помощью клавиш Tab или стрелками управления курсором);
3. Выбрать из раскрывающегося списка типы данных;
4. Задать ключевое поле:
· щёлкнуть на его имени правой кнопкой мыши и
· в открывшемся контекстном меню выбрать пункт
Ключевое поле.
5. Бланк закрывают, после чего дают таблице имя.
Созданную таблицу открывают двойным щелчком на
её значке. Новая таблица имеет только названия столбцов.
Рисунок 6.1 Вид в режиме таблицы
При заполнении таблицы данными сохранение их происходит автоматически. Но если произошло изменение макета таблицы (ширина столбцов), то СУБД попросит подтверждение сохранения этих изменений.
Для изменения структуры Таблицы её надо открыть в режиме Конструктора.
Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Для типовых процессов обработки данных - просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов - в Access имеются средства конструирования форм, запросов, отчетов и страниц. Объекты приложений состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы управления служат для связи объектов с записями таблиц, являющихся источниками данных.
При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа - макросами и модулями на языке программирования VisualBasicforApplications (VBA).
Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.
Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.
Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL - языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе уже существующих.
Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы также могут использоваться для создания панелей управления в приложении.
Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.
Страницы (Pages) доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.
Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.
Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Могут создаваться процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, и процедуры для обработки событий. В Access для удобства пользователя объекты базы данных могут объединены в группы по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.
В окне базы данных Access наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.
Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access: формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле формата. mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность обработки данных. Страницы доступа к данным Access сохраняются в отдельных файлах, в файле БД размещаются только ссылки на них.
Пакет Access входит в расширенную (профессиональную) поставку пакета MS Office и является более сложным в использовании по сравнению с пакетами Word и Excel.
Назначением MS Aссess является создание и использование базы данных.
База данных - набор логически связанной информации о некоторой области человеческой деятельности; база данных состоит из одной или нескольких связанных между собой таблиц; одна база данных пакета Access содержится в специальном файле с расширением. mdb (пример файла базы данных: Сотрудники. mdb).
Система управления базами данных (СУБД) - набор программ, которые реализуют все необходимые операции с базами данных (создание, заполнение, хранение, обработка, вывод).
Таблица - набор записей одного и того же типа (например - набор сведений о поставщиках организации); таблицы являются основой современной базы данных; каждая таблица должна иметь имя, уникальное для данной базы.
Запись - набор полей , описывающих структуру хранящейся в таблице информации (например - какие сведения о поставщиках должны храниться в таблице); поля в одной записи должны быть логически связаны друг с другом.
Поле - элементарная логически неделимая единица информации в базе данных (примеры полей: имя поставщика, контактная информация и тд.); каждое поле должно иметь уникальное имя и тип; тип поля зависит от типа хранящейся в нём информации; основными типами полей являются: числовой, текстовый (текст до 255 символов), счетчик (целые числа по порядку), поле MEMO (большой произвольный текст), дата/время, денежный, поле объекта OLE (любое изображение); некоторые поля в таблице имеют специальное использование и называются ключевыми .
Ключевое поле (ключ) - специальное поле, определяющее уникальность каждой записи в данной таблице; ключевым может быть любое поле или группа полей, лишь бы они имели уникальный набор значений для каждой записи в таблице; в большинстве случаев уникальность обеспечивается введением в запись специального поля - порядкового номера или, когда записи (тип-счетчик); при удалении или добавлении в таблицу записей, уникальность значений этих полей отслеживается автоматически; ключевые поля имеют и другое использование, например - для сортировки данных по порядку и для связи таблиц друг с другом.
Простейшая база данных состоит из одной таблицы. Для хранения данных о поставщиках организации можно создать следующую простейшую таблицу с именем "поставщики" (табл.1):
Таблица 1
Большинство реальных баз данных состоит из нескольких связанных таблиц. Необходимость использования нескольких таблиц объясняется тем, что каждая таблица по возможности не должны содержать записи, в которых много повторяющихся данных. Это с одной стороны уменьшает объем хранимой информации, а с другой - устраняет избыточность информации в таблицах и существенно повышает эффективность использования базы данных.
Разбиение всей хранимой информации в базе данных информации по отдельным таблицам является достаточно сложным и требует определенных знаний и опыта. Основой подобного разбиения является специальный математический аппарат реляционной алгебры.
Существуют специальные программные системы, которые на основе анализа обрабатываемых данных позволяют найти наилучшую структуру базы данных. Если две таблицы базы данных связаны между собой, то чаще всего тип этой связи определяется как "Один ко многим", т.е. одной записи в одной (главной) таблице соответствует несколько записей в другой (подчиненной) таблице.
Связь таблиц выполняется с помощью ключевых полей: подчиненная таблица кроме своего основного ключа содержит поле, имя и тип которого обычно совпадает с ключевым полем главной таблицы. Такое поле называют внешним ключом.
Работа с пакетом Access требует выполнения двух основных этапов:
· Создание базы данных;
· Использование базы данных для обработки информации.
В свою очередь, создание базы данных начинается с создания нового файла базы данных *. mdb и может выполняться следующим образом:
· Полное "ручное" описание структуры базы данных как набора таблиц, записей и полей;
· На основе имеющихся заготовок - шаблонов баз данных (всего их 22), из которых можно выбрать необходимые таблицы и поля.
Описание каждой таблицы включает в себя:
· Задание имени таблицы;
· Определение ключевого поля (обычно это поле счетчика-кода), которое задается на первом месте в списке полей;
· Перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указанием их имени и типов.
После описания таблиц надо установить между ними связь с помощью внешних ключей. Для этого используется специальный визуальный инструмент, запускаемый по кнопке "Схема данных" на панели инструментов. Он позволяет выбрать связываемые таблицы и с помощью мыши "протянуть" связь между одноименными полями таблиц.
После этого можно начинать самый неинтересный, но необходимый этап - заполнение созданной базы информацией. Для этого обычно создаются специальные объекты - формы. Их назначение - ввод и дальнейшее редактирование хранящихся в базе данных. Форма - это набор полей ввода, соответствующих полям конкретной таблицы. Проще всего форму можно создать для конкретной таблицы автоматически с помощью кнопки "Новый объект/Автоформа". Каждой фирме присваивается имя, под которым она сохраняется в файле базы данных и может быть использована в дальнейшем.
Использование созданной и заполненной базы данных основывается еще на двух основных понятиях - запрос и отчет. Запрос позволяет выполнить с хранящимися данными необходимые действия.
Различают следующие типы запросов:
· На выборку данных;
· На добавление записей;
· На удаление и редактирование записей.
Наиболее часто используются запросы на выборку данных. Формирование запросов выполняется с помощью специального конструктора, который позволяет указать используемые в запросе таблицы, поля и задать условия отбора данных. Созданные запросы сохраняются в файле базы данных и могут использоваться многократно. На основе любого существующего запроса можно построить новый, изменив набор полей и условия отбора.